Enquête voor gemeenten en (intergemeentelijke) sociale diensten

Beste deelnemer
 
Met deze enquete kunt u de TOZO Risicoscan doorlopen. De vragen zijn gebaseerd op de door ons gesignaleerde risico's/attentiepunten en mogelijke maatregelen die uw gemeente kan nemen om de bedrijfsvoering van de uitvoering van de Tozo regeling zodanig in te richten dat u 'in control' bent. Per vraag kunt u bij "status implementatie" aangeven in hoeverre deze maatregel binnen uw gemeente operationeel is. U krijgt daarmee inzicht of uw gemeente in staat is Tozo regeling correct uit te voeren en de daaraan verbonden risico's, resultaten en financiële gevolgen te beheersen.

 
Wij danken u voor uw deelname aan deze enquete. Meer informatie over de regeling en de risicoscan vindt u op www.checkpoint-ic.nl en/of www.i-kompas.nl. Ook kunt u contact opnemen met onze adviseur, Wiljan de Jong via mail Wiljan@checkpoint-ic.nl

Question Title

* 1. Mijn functie is

Question Title

* 2. U bent werkzaam bij:

De Risicoscan

De doelstelling van de risiscoscan is een beeld te krijgen van de mate waarin uw gemeente klaar is voor een correcte uitvoering van de TOZO regeling inclusief de daaraan verbonden risico's. Het gaat daarbij niet alleen om het snel afhandelen van aanvragen maar ook/vooral over de organisatie van de backoffice. De risicoscan is gebaseerd op de regelgeving, handreikingen en communicatie van betrokken organisaties zoals: Het ministerie van SZW, de VNG en DIVOSA. Wij onderkennen de volgende aandachtsgebieden
  •  Financiën en sturing
  •  Administratie en ICT
  •  Uitvoering, personeel en processen
  •  Rechtmatigheid

Per aandachtsgebied is een aantal maatregelen geformuleerd op basis van attentiepunten en risico's die wij onderkennen. Per maatregel wordt u gevraagd aan te geven wat de (implementatie)status in uw organisatie is. Mogelijk onderkent u zelf nog andere maatregelen die nodig zijn of hebt u al andere maatregelen genomen. U hebt de mogelijkheid om deze per aandachtsgebied in te vullen onder het punt "overige maatregelen". Tot slot is per aandachtsgebied na het blok met de maatregelen kort uitleg gegeven over de attentiepunten en achterliggende risico's.

Question Title

* 3. Financiën en sturing

  Niet gestart Ontwerp Invoering Operationeel
De inzet van mensen en middelen voor de afhandeling van de aanvragen in kaart brengen en de kostprijs berekenen.
Kosten voor afhandeling van aanvragen in de administratie inzichtelijk maken.
De inzet van mensen en middelen voor de overige werkprocessen in het beheer van de Tozo voorzieningen in kaart brengen en de kostprijs berekenen.
Kosten voor het beheer van Tozo voorzieningen in de administratie inzichtelijk maken.
Begrotingswijziging maken. Daarbij rekening houden met "nasleep" van de Tozo uitkeringen en bedrijfskredieten in de komende jaren (terugvordering, debiteurenbeheer, incasso)
Relevante sturingsvariabelen voor Tozo opnemen in uw tussentijdse management/sturingsinformatie. Zoals bijvoorbeeld: Uitvoeringskosten, regelingskosten, aantal aanvragen, behandeltijd.
Informatie:
U ontvangt van het rijk een normvergoeding per besluit op aanvraag. Deze bedraagt € 450 voor een aanvraag LO en € 800 voor een aanvraag bedrijfskapitaal. Wij signaleren een aantal attentiepunten die betrekking hebben op risico's op het gebied van kosten- en budgetbeheersing:
  • De normvergoeding is mogelijk niet kostendekkend voor het proces besluiten op aanvraag;
  • Beheerskosten Tozo lopen nog (jaren) door na aanvraag en worden mogelijk niet gedekt door de éénmalige vergoeding. Bijvoorbeeld: Controle rechtmatigheid en bestrijding M&O (achteraf), terugvordering en verhaal, incasso en beheer bedrijfskredieten.
  • Het kan nodig zijn om een begrotingswijziging te maken omdat de bestaande budgetten voor inzet van mensen en middelen geen ruimte bieden om de TOZO aanvragen, follow up en backofficetaken uit te voeren
  • U loopt het risico op onvoldoende beheersing van lasten en resultaten als u deze niet (vooraf) in kaart brengt en tijdens uitvoering bewaakt.
  • Daarnaast kan de begrotingsrechtmatigheid/het budgetrecht van de gemeenteraad aangetast worden.
In de enquetevragen zijn maatregelen benoemd die u kunt nemen om deze risico's te beheersen.

Question Title

* 4. Administratie en ICT

  Niet gestart Ontwerp Invoering Operationeel
In overleg met applicatiebeheer en software leverancier inrichten van de uitkerings- en debiteurenadministratie met aparte groepen voor Tozo levensonderhoud en bedrijfskredieten.
Bij Verbijzonderde Interne Controle (VIC) aandacht schenken aan juiste verwerking en codering in de UA.
In overleg met applicatiebeheer en software leverancier inrichten van het werkbeheersingssysteem en/of besluitenregistratie met aparte werkcode/besluitcode voor Tozo aanvragen.
In overleg met applicatiebeheer en software leverancier inrichten van de financiële administratie met aparte rekeningen voor: Tozo verstrekkingen levensonderhoud en bedrijfskredieten, Uitvoeringskosten en Rijksbijdrage.
Informatie:
De TOZO regeling stelt specifieke eisen aan de inrichting van de administratie en ICT. Wij signaleren een aantal attentiepunten die betrekking hebben op risico's met betrekking tot registratie en verantwoording:
  • Inrichting van aparte groepen en/of code's voor TOZO in zowel de (uitkerings-) administratie als in het werkbeheersings- en besluitenregistratiesysteem;
  • Inrichting van de juiste BUS code's in de uitkeringsadministratie;
  • Inrichting van de financiële adminisitratie van de uitgaven en inkomsten als gevolg van voorzieningen aan inwoners en ook de uitvoeringskosten
Indien dit niet (tijdig) gebeurt is interne monitoring van de werkelijke kosten en externe verantwoording achteraf in Sisa niet mogelijk. U loopt daardoor het risico op onvolledige declaratie bij het rijk en onvoldoende beheersing van lasten en resultaten. Daarnaast zal een niet juiste inichting van de financiële administratie later veel extra uitzoekwerk opleveren.

Question Title

* 5. Uitvoering personeel en processen

  Niet gestart Ontwerp Invoering Operationeel
Aanvragen Tozo leiden tot beslag op uitvoeringscapaciteit. Achterstanden bewaken. Tijdig inspelen op capaciteitsproblemen in (reguliere) uitvoering.
Inhuur van derden bij uitvoering van (of vervanging van ingezet personeel bij) Tozo conform (interne) aanbestedingsregels.
Trainen en opleiden personeel aan de hand van de handreiking van VNG/DIVOSA.
Aanvraagproces organiseren en inrichten conform handreiking VNG/DIVOSA.
Tozo cliënten dienen de regels rond inlichtingenplicht na te leven. Proces inrichten of bestaand proces aanpassen/uitbreiden met name gericht op verrekening van inkomsten uit arbeid.
Overige processen gericht op het beheer van uitkeringen en bedrijfskredieten inrichten of aanpassen. Bijvoorbeeld: Terugvordering, verhaal, debiteurenbeheer, incasso.
Implementeren modelbrieven en besluiten in uitvoeringsprocessen
Zorg voor followup bevindingen uit kwaliteitszorg door aanbrengen verbeteringen in bedrijfsprocessen en aandacht voor coaching en begeleiding van medewerkers.
Informatie:
De TOZO regeling stelt specifieke eisen aan de inrichting van de primaire en ondersteunende processen binnen de gemeente. Verder zal ook de kwantiteit en kwaliteit van de ingezette personeelsformatie aandacht moeten krijgen. Wij signaleren een aantal attentiepunten die betrekking hebben op risico's met betrekking tot personeel en processen:
  • Goede planning van de personele capaciteit is noodzakelijk om achterstanden en/of problemen in de kwaliteit van de uitvoering te voorkomen;
  • Opleiding van personeel dat zich bezighoudt met TOZO is noodzakelijk gezien nde specifieke kenmerken van de regeling;
  • Bij inhuur van derder moeten (interne) aanbestedingsregels worden gevolgd;
  • Buiten het aanvraagproces zijn er nog diverse achterliggende processen zoals: (uitkerings-)administratie, debiteuren/bedrijfskredieten administratie, incasso, terugvordering, verhaal, inlichtingenplicht/controle, boete, Het is belangrijk om alle processen goed in te richten en te implementeren;
  • Organiseren en inrichten van kwaliteitszorg/toetsing in het operationeel proces en zorgen dat bevindingen vanuit de kwaliteitszorg direct opgevolgd worden;
Indien de kwaliteit van de primaire (en ondersteunende) processen en/of het personeel onvoldoende is loopt u risico's op een aantal gebieden. Zo kunnen de rechtmatigheid van de verstrekte voorzieningen en de kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners in het gedrang komen met financiële en imagoschade tot gevolg.

Question Title

* 6. Rechtmatigheid en controle

  Niet gestart Ontwerp Invoering Operationeel
Gemeenten hebben bij handhaving en controle een eigen verantwoordelijkheid. Wacht niet af maar breng zelf risico’s in kaart, kies bewust en onderneem actie. Denk aan organiseren en handhaven van de inlichtingenplicht voor inkomensgegevens bij aanvraag en gedurende de uitkeringsperiode.
M&O beleid ontwerpen en implementeren specifiek voor TOZO en verbijzonderde interne controle (VIC) inrichten.
Tijdig afspraken maken met de accountant over normen- en toetsingskader en accountantswerkzaamheden bij de Sisa bijlage aansluitend op uw M&O beleid en (verbijzonderde) Interne Controle.
Informatie:
De TOZO regeling stelt specifieke eisen aan de inrichting van uw M&O aanpak en (verbijzonderde) interne controle. De uitgaven en inkomsten van de TOZO regeling moeten met ingang van 2020 in de Sisa Bijlage bij de jaarrekening worden verantwoord en vallen onder de reikwijdte van de (rechtmatigheids-) controle van de Sisa Bijlage door de accountant. Wij signaleren een aantal attentiepunten die betrekking hebben op risico's met betrekking tot M&O en rechtmatigheid:
  • Het ministerie van SZW heeft over dit onderwerp belangrijke informatie gepubliceerd in het gemeentenieuws van 9 juli 2020. Neem hiervan kennis en onderneem actie;
  • Bij niet anticiperen op rechtmatigheidsrisico's kan aanvullende informatie of actie nodig zijn waarin tijdens de uitkeringsperiode niet is voorzien die veel extra werk oplevert omdat herstelacties noodzakelijk zijn en/of de rechtmatigheid in het geding komt;
  • Indien geen gericht M&O beleid en Interne Controle wordt geïmplementeerd en uitgevoerd kan de rechtmatigheid bij controle van de Sisa Bijlage 2020 niet worden onderbouwd;
  • Niet tijdig uitvoeren van interne controle of maken van afspraken met de accountant kan leiden tot hoge kosten en vertraging bij de afwikkeling van de jaarrekening controle door de accountant.

Indien u in uw M&O beleid en de daarop gebaseerde handhaving, toezicht en interne controle onvoldoende aandacht hebt voor de specifieke risico's en eisen van de TOZO regeling loopt u grote risico's bij de rechtmatigheidsverantwoording. Deze kunnen leiden tot financiële (en imago) schade voor de gemeente omdat rechtmatigheidsfouten door de accountant gerapporteerd moeten worden bij de jaarrekeningcontrole en in aftrek komen op de afrekening van de rijksvergoeding TOZO.

Question Title

* 7. Hebt u nog opmerkingen of zaken die u gemist hebt in deze enquete?

Bedankt voor het invullen van de enquête!

T