Personeelswerving vereenvoudigen met standaard online sollicitatieformulieren

Geen zin meer om door rommelige sollicitaties te ploegen? Sollicitatieformulieren zijn een onmisbare eerste stap om de beste kandidaten te vinden en uw hele wervingsproces te stroomlijnen. Met deze formulieren verzamelt en organiseert u efficiënt de gegevens die wervingsteams nodig hebben om de beste kandidaten te selecteren.

We leggen u uit waarom sollicitatieformulieren zo belangrijk zijn, we verkennen de verschillende typen en delen tips van experts en best practices, waaronder de belangrijkste velden die niet mogen ontbreken. Lees hoe u de meest effectieve online sollicitatieformulieren maakt.

Online sollicitatieformulieren zijn bijzonder efficiënt: ze besparen veel tijd en zorgen ervoor dat de gegevens van kandidaten op één centrale plek worden bewaard. Bovendien worden er minder fouten gemaakt. Doordat sollicitaties digitaal worden ingediend, zijn de gegevens eenvoudig terug te vinden, te sorteren en te beoordelen in een digitale opslag, zoals een database of spreadsheet.

Met online sollicitaties kunt u ook:

Via een eenduidig online formulier verzamelt u gestandaardiseerde gegevens van alle sollicitanten. Dankzij die consequente werkwijze kunt u objectieve beslissingen nemen en beschikt u altijd over alle benodigde contactgegevens en informatie over opleiding en ervaring.

Door uw sollicitatieformulier te verspreiden via sociale media, e-mail en uw website vergroot u uw kandidatenpool en vindt u sneller gekwalificeerd talent. Online formulieren zijn eenvoudig in te vullen, waardoor u meer kandidaten bereikt.

Een standaard sollicitatieformulier centraliseert alle benodigde informatie. Hierdoor houdt u het overzicht en versnelt u het hele werving- en onboardingproces.

Online sollicitatieformulieren zijn op veel manieren te verspreiden: via sociale media, uw website, e-mail, sms en QR-codes. Zo bereikt u eenvoudig meer kandidaten en kunt u snel de beste talenten selecteren.

Bij online sollicitatieformulieren ontvangt uw wervingsteam direct een melding bij een nieuwe inzending. Dankzij deze realtime meldingen kan het team snel elke inzending beoordelen en erop reageren, wat vertragingen in het wervingsproces voorkomt.

Omdat alle ingezonden informatie centraal en online wordt opgeslagen, kunnen de gegevens van kandidaten altijd gemakkelijk en in elke fase van het wervingsproces worden bekeken.

Pas uw online sollicitatieformulieren aan specifieke functies aan. Dankzij deze flexibiliteit kunt u zowel uitgebreide informatie over de functie delen als gericht de juiste gegevens verzamelen van geïnteresseerde kandidaten om te beoordelen.

Een soepel sollicitatieproces laat zien dat uw organisatie modern en goed georganiseerd is. Met een online sollicitatieformulier verbetert u de ervaring van kandidaten en bouwt u het enthousiasme op voor verdere communicatie met uw wervingsteam.

U kunt kiezen uit verschillende soorten sollicitatieformulieren voor uw organisatie. De beste indeling hangt af van de functie, uw wervingsstrategie en de omvang van het bedrijf. Hieronder gaan we dieper in op elk type sollicitatieformulier.

Bedrijven gebruiken vaak standaard sollicitatieformulieren om basisgegevens van kandidaten te verzamelen, zoals persoonsgegevens, arbeidsverleden, referenties en vaardigheden.

Vroeger was dit type formulier een papier dat met pen werd ingevuld. Het grootste voordeel van deze optie is nog steeds de consistentie. Door standaardisatie kunnen wervingsteams sollicitaties eenvoudig naast elkaar leggen en vergelijken. Hierdoor is het standaardformulier geschikt voor vrijwel alle functies.

Via het online sollicitatieformulier verzamelt u de gegevens van kandidaten digitaal. Kandidaten vullen dit formulier doorgaans in via de bedrijfswebsite, een Applicant Tracking System (ATS) of een externe vacaturesite. Deze digitale optie lijkt op het standaardformulier, maar biedt extra mogelijkheden zoals het uploaden van documenten en meerkeuzevragen.

Dit formulier stroomlijnt het wervingsproces, vermindert het papierwerk flink en laat organisaties eenvoudig grote hoeveelheden kandidaatgegevens verzamelen.

Het korte sollicitatieformulier is een vereenvoudigd hulpmiddel voor de eerste screening van kandidaten. Hierbij wordt alleen gevraagd naar de basiscontactgegevens, relevante ervaring en beschikbaarheid.

Deze variant wordt vooral gebruikt voor functies met een groot aantal vacatures op instapniveau, waar geen specifieke expertise vereist is. Het formulier is ideaal om zoveel mogelijk sollicitaties te ontvangen voor seizoenswerk, uurloners of tijdelijke banen.

Het interne sollicitatieformulier ondersteunt de loopbaanontwikkeling door huidige medewerkers de kans te geven te solliciteren op openstaande functies.

Het formulier is gewoonlijk gericht op interne werkervaring, prestaties in het verleden en de motivatie van de medewerker om de nieuwe functie te willen. Met deze informatie kunnen wervingsteams beoordelen of kandidaten passen binnen de organisatie en wat hun mogelijke loopbaantraject kan zijn.

Gespecialiseerde sollicitatieformulieren zijn afgestemd op functies waarvoor specifieke branche-ervaring en geavanceerde kwalificaties vereist zijn, zoals vaak voorkomt in sectoren als de zorg, politie of techniek.

Deze formulieren bevatten extra velden voor essentiële informatie, zoals professionele licenties, portfolioprojecten, testresultaten of documentatie over naleving. Zo kunnen wervingsteams voldoen aan regelgeving voor gespecialiseerde functies.

Ongeacht het type formulier zijn er enkele essentiële standaardvragen die altijd opgenomen moeten worden. We noemen er een paar.

Voeg velden toe waarin kandidaten hun officiële voor- en achternaam en geboortedatum kunnen invullen in de gewenste indeling. Voeg daarnaast tekstvelden toe voor een telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie gebruikt u om contact op te nemen met de kandidaat over de sollicitatie of eventuele vervolgstappen. 

Het adres van de kandidaat kan u helpen bepalen of de persoon zich in de juiste regio bevindt. Neem velden op voor het adres, de plaats, de staat (of de provincie), de postcode en het land van uw kandidaat. 

Veel sollicitatieformulieren bevatten ook informatie over de functie, zoals de vacaturetekst, taken, gewenste kwalificaties en het salarisbereik. Als u deze details vermeldt, kunnen kandidaten nagaan of hun vaardigheden en ervaring aansluiten bij wat u zoekt. 

Voor veel banen is een bepaald opleidingsniveau vereist, zoals een bachelordiploma. Neem velden op waarin kandidaten hun diploma's, relevante informatie over onderwijsinstellingen en afstudeerdatums kunnen delen.

Het arbeidsverleden van uw kandidaten biedt inzicht in hun ervaring en vaardigheden. Neem velden op voor namen van eerdere bedrijven, eerdere functies, datums van dienstverband en redenen voor vertrek uit een functie. 

Voor sommige functies zijn speciale vaardigheden, licenties of certificaten vereist. Neem velden op voor eventuele relevante vaardigheden of diploma's van kandidaten.

Als u referenties wilt verzamelen, kunt u kandidaten vragen om twee tot vier professionele contactpersonen op te geven die kunnen getuigen van hun karakter en/of werkkwaliteit. Neem velden op voor de naam en contactgegevens van elke referentie.

Vergeet niet een optie toe te voegen om een cv en aanvullende documenten te uploaden. Het cv van een kandidaat is essentieel bij de beoordeling en geeft een overzicht van relevante werkervaring. Laat kandidaten hun cv uploaden in plaats van alle informatie in te typen, zodat het proces sneller verloopt.  

Voeg aan het einde van uw sollicitatieformulier een verklaring toe waarin verwezen wordt naar de toepasselijke wetgeving en waar kandidaten hun handtekening kunnen zetten. Laat kandidaten in dit deel ook bevestigen dat hun gegevens juist zijn en toestemming geven voor het bedrijfsbeleid voor de werving of eventuele screening. 

Het opstellen van een online sollicitatie is met SurveyMonkey gemakkelijker dan ooit. Verbeter de ervaring van kandidaten met onze tips voor online sollicitatieformulieren:

Om de beste kandidaten voor uw bedrijf aan te nemen, moet u goed inschatten of ze bij de bedrijfscultuur passen. Gebruik een online sollicitatieformulier om gerichte open vragen te stellen waarmee u een uitgebreider beeld van elke kandidaat krijgt. Stel bijvoorbeeld open vragen als: 

In sommige gevallen moeten kandidaten mogelijk een cv, een portfolio of andere relevante documenten indienen. Gebruik een functie voor het uploaden van bestanden, zodat ze belangrijke documenten aan hun sollicitatie kunnen toevoegen.

Met SurveyMonkey uploaden kandidaten hun documenten rechtstreeks in het sollicitatieformulier. U kunt deze documenten veilig opslaan in uw SurveyMonkey-account, waarbij de privacy van uw kandidaat behouden blijft. 

Logica voor overslaan is een functie waarmee u kunt wijzigen welke vraag respondenten te zien krijgen op basis van hun reactie op de huidige vraag. U kunt deze functie gebruiken om de sollicitatie af te stemmen op de ervaringen van de kandidaat, zodat deze alleen vragen te zien krijgt die voor hen relevant zijn.

Voorbeelden van logica voor overslaan in een online sollicitatie zijn:

Met een ontvangstbevestiging laat u kandidaten weten dat u hun sollicitatie hebt ontvangen, wat bijdraagt aan een positieve kandidaatervaring. 

Gebruik een bevestiging op het scherm nadat de kandidaat de sollicitatie heeft ingediend en stuur daarna een e-mailbevestiging met informatie over de volgende stappen. Het is daarnaast een goede gewoonte om kandidaten op de hoogte te stellen wanneer een beslissing over de functie is genomen, zelfs als u hun sollicitatie niet verder in behandeling neemt. 

Houd sollicitatieformulieren altijd beknopt om te voorkomen dat kandidaten voortijdig afhaken. Vraag bij uw sollicitatieformulieren alleen naar informatie die relevant is voor de functie en geef kandidaten de ruimte om hun vaardigheden te beschrijven. 

Gebruik waar mogelijk gestandaardiseerde velden en voeg alleen gespecialiseerde velden toe als de functie daar om vraagt. Door het formulier kort en gericht te houden, verbetert u de ervaring van de kandidaat. 

Vermijd jargon in sollicitatieformulieren en gebruik heldere, eenvoudige taal die voor alle sollicitanten begrijpelijk is. Zo weet iedereen hoe het formulier correct moet worden ingevuld. Door duidelijk te formuleren, ontvangt u ook antwoorden van kandidaten die helder en nauwkeurig zijn. 

Uit recent onderzoek blijkt dat 77% van de werkzoekenden hun telefoon gebruikt om vacatures te zoeken en hierop te solliciteren. Dit onderstreept hoe belangrijk het is om uw sollicitatieformulier mobielvriendelijk te houden. Via mobielvriendelijke formulieren kunnen kandidaten een stuk gemakkelijker solliciteren.

Vergeet niet uw sollicitatieformulier grondig te testen voordat u het officieel gaat gebruiken. Laat wervingsteams eventuele fouten opsporen voordat kandidaten daadwerkelijk gaan solliciteren. Zo weet u zeker dat het formulier klaar is voor kandidaten, er geen belangrijke informatie ontbreekt en alles naar behoren werkt. 

De instellingen voor toegankelijkheid zijn van groot belang om uw sollicitatieformulier bruikbaar te maken voor iedereen, inclusief mensen met een beperking. 

Volg deze aanbevolen werkwijzen voor de webtoegankelijkheid:

Wervingsteams moeten tijdens het hele sollicitatieproces rekening houden met de privacy en gegevensbeveiliging. Sollicitatieformulieren verzamelen vaak gevoelige informatie die zorgvuldig en veilig moet worden behandeld. 

Bescherm de gegevens van kandidaten en bouw het vertrouwen op:

Sollicitatieformulieren zijn de eerste stap bij de werving van nieuwe medewerkers. Vind geschikte kandidaten met mobielvriendelijke sollicitatieformulieren die u gemakkelijk online kunt delen. Uw formulieren moeten alle relevante informatie verzamelen die nodig is om kandidaten door te laten stromen naar de volgende ronde. 

Maak eenvoudig efficiënte online sollicitatieformulieren met SurveyMonkey. Dankzij onze intuïtieve online formulieren verzamelt en organiseert u gemakkelijker dan ooit gegevens van kandidaten. Begin vandaag nog en maak uw wervingsproces nog efficiënter.