U hebt de perfecte enquête op papier staan. En nu wilt u deze verzenden om die broodnodige antwoorden te krijgen. Maar wist u dat u met een paar kleine aanpassingen bij het verzenden meer reacties kunt krijgen?
Echt waar! Het team van SurveyMonkey voor onderzoek en data-inzichten heeft een paar dagen doorgebracht bij de conferentie van de American Association of Public Opinion Research (AAPOR) in New Orleans. Nog nooit van de AAPOR gehoord? Tijdens deze conferentie komen 1.100 enquêtenerds samen om eindeloos te praten over bijvoorbeeld vooringenomenheid en de weging van geneigdheid.
Naast deze mooie onderwerpen, hebben een paar onderzoekers ook een aantal geweldige tips gegeven om het reactiepercentage te verhogen, vooral als u uw enquêtes per e-mail verzendt. We zetten de aanbevolen werkwijzen op een rijtje om de best mogelijke e-mail met enquête-uitnodiging te maken:
Besteed aandacht aan de onderwerpregel van uw e-mail en uw e-mailadres
De onderwerpregel en het e-mailadres van de enquête-uitnodiging zijn vaak de eerste twee informatie-elementen die lezers zien. Daarom moeten ze precies kloppen: ze bepalen vaak of iemand uw e-mail leest (en van start gaat met uw enquête) of uw e-mail verwijdert.
Gebruik ook geen gek e-mailadres, zoals vreemdeoctupus395@myspace.com. Kies in plaats daarvan voor een professionele toon door een e-mailadres te kiezen waarmee de respondent bekend is, of in ieder geval een adres met uw naam, zodat deelnemers weten dat ze niet worden opgelicht.
Vergeet verder de onderwerpregel van uw enquête-uitnodiging niet. Als de onderwerpregel woorden in hoofdletters of symbolen als $$$$ bevat, komen e-mails vaak in een map met ongewenste e-mails terecht, waardoor respondenten uw e-mail mogelijk niet eens te zien krijgen.
Denk na over waar u de enquêtelink plaatst (maar de eerste vraag insluiten is nog beter)
Uit een onderzoek van American College Testing (ACT) bleek dat een enquêtelink bovenin een e-mail tot een significant hoger reactiepercentage leidde bij feedbackenquêtes die naar studenten waren verzonden. Bespaar uw respondenten tijd door ze zo gemakkelijk mogelijk toegang te geven tot uw enquête door de link zo dicht mogelijk bij de bovenkant van uw e-mail te zetten.
Wilt u uw reactiepercentages (en voltooiingspercentages) echt boosten, sluit dan de eerste vraag van uw enquête in de tekst van uw e-mail in. Als respondenten een antwoordoptie kiezen, worden ze automatisch naar uw enquête geleid.
We hebben het zelf getest: door de eerste vraag aan uw enquête-uitnodiging toe te voegen, kunt u het reactiepercentage met maar liefst 22% verhogen. En zelfs het aantal voltooiingen valt hoger uit, met maar liefst 19%. Maar u moet wel de juiste soort vraag in uw enquête-uitnodiging insluiten, namelijk een meerkeuzevraag, vraag met een sterrenscore of een NPS-vraag.
Vermijd lange stukken tekst uw e-mail met enquête-uitnodiging
Kent u het Engelse acroniem tl;dr? Dat staat voor 'too long; didn't read'. In veel bedrijfstakken is het gangbaar om een vertrouwelijkheidsverklaring of lange inleiding aan e-mailuitnodigingen toe te voegen waarin staat dat reacties niet met de hele wereld worden gedeeld. Maar uit onderzoek door het Bureau of Labor Statistics (BLS) is gebleken dat bedrijven hier maar weinig mee opschieten.
Onderzoekers van het BLS zagen dat de meeste respondenten niet veel aandacht besteedden aan de vertrouwelijkheidsbelofte. Verschillende versies van deze verklaring hadden geen impact op het reactiepercentage en de kwaliteit van de data.
Hebt u geen vertrouwelijkheidsverklaring of inleiding nodig in uw e-mail, laat die dan achterwege. Zijn ze onvermijdelijk, probeer de verklaring of inleiding dan zo kort mogelijk te houden.
Omdat u zo hard hebt gewerkt aan een doordachte enquête, wilt u natuurlijk zoveel mogelijk reacties krijgen om waardevolle gegevens te verzamelen.
Dus stuurt u uw enquête per e-mail naar respondenten, pas uw e-mailuitnodiging dan hier en daar aan om alle antwoorden te krijgen die u nodig hebt. Gebruik professionele onderwerpregels en e-mailadressen, bied respondenten gemakkelijk toegang tot uw enquête via de e-mail en houd de tekst van uw e-mail beknopt.
