E-mailherinneringen worden heel vaak gebruikt door enquêtemakers om hogere reactiepercentages te krijgen. U krijgt een tweede kans om de aandacht van deelnemers te trekken en de reactiecijfers voor uw belangrijkste enquêtes te verhogen. Herinneringen zijn absoluut nuttig. Maar het is zelfs voor de meest ervaren enquêteonderzoeker een vak apart om ze effectief in te zetten.
Wanneer moet u de eerste herinneringen verzenden? En wanneer stuurt u de tweede ronde? Wanneer kunt u beter stoppen? En een bedankje na de enquête, is dat een goed idee? Elke beslissing leidt tot meer onzekerheid. U loopt het risico uw deelnemers op de kast te jagen of ze van u te vervreemden als u te opdringerig overkomt. En wacht u te lang, dan raakt u ze helemaal kwijt. Ook loopt u het risico om in de spammap te belanden bij elke extra herinnering die u verzendt. Weet dus goed wanneer u moet stoppen.
Met SurveyMonkey kunt u nu uw e-mailherinneringen automatiseren, zodat u van tevoren uw timingstrategie kunt bepalen. En wanneer u meer enquêtes gaat verzenden, kunt u gewoon opschalen. Maar als u uw herinneringen automatiseert, moet u nog beter nadenken over uw timing.
Bij een aanzienlijk deel van de miljoenen enquêtes die elk jaar via SurveyMonkey worden verstuurd, proberen makers met e-mails meer reacties te krijgen. In het gebruik van deze uitnodigingen, bedankjes en herinneringen zit veel variatie. We hebben de gegevens uitgebreid bestudeerd om te zien waarom bepaalde enquêtes goed presteren. Met deze tips weet u precies wanneer u uw herinneringen moet verzenden.
Nieuwsgierig geworden naar herinneringen?
Bent u van plan herinneringen of bedankjes te verzenden? Ons Helpcenter kan u daarbij helpen.
U kunt uw herinneringen het beste 48 tot 72 uur na uw eerste enquête-uitnodiging verzenden
Stuur herinneringen niet te vroeg: waarom zou u mensen lastigvallen die al willen deelnemen? Ze worden pas belangrijk nadat ontvangers eerdere e-mails hebben gelezen of die hebben genegeerd. Als u daarentegen een groepsherinnering wilt verzenden, kunt u beter niet wachten totdat iedere ontvanger heeft gereageerd. Dus wat is de beste aanpak?
Zoek de periode die relevant is voor het grootste deel van uw publiek. Voor een gemiddelde enquête (aangegeven door de groene lijn in het bovenstaande diagram) wordt meestal tot 86% van alle reacties binnen 48 uur verzameld. Daarna kunt u met herinneringen de andere ontvangers een duwtje in de rug geven.
Maar het hangt ook af van uw enquête. De blauwe lijn hierboven laat zien dat 5% van de enquêtes meer tijd kost. Dit kunnen bijvoorbeeld langere enquêtes zijn, enquêtes die in een drukke periode zijn verzonden of enquêtes die gericht zijn op een drukke doelgroep. Klinkt dit bekend? Dan loont het misschien de moeite om iets langer te wachten.
We raden aan om 48 uur (voor de meeste enquêtes) of 72 uur (als u denkt dat uw respondenten relatief langzaam zullen reageren) na de eerste e-mail herinneringen te verzenden.
Verzend alleen herinneringen als dat nodig is en beperk u tot hoogstens vier rondes
Wilt u graag weten hoeveel herinneringen andere enquêtemakers verzenden? Bekijk dan de onderstaande tabel.
Het blijkt dat voor ongeveer 29% van alle enquêtes herinneringen zijn gebruikt. Dit percentage neemt exponentieel af voor de tweede, derde en vierde ronde. In maar een paar gevallen zijn er meer dan vier rondes herinneringen verzonden. Maar volgens de gegevens van SurveyMonkey hebben sommige makers maar liefst 40 herinneringen verstuurd. Hoe weet u wanneer u moet stoppen?
Ten eerste, als uw eerste uitnodigingen binnen deze 48 tot 72 uur voldoende reacties hebben opgeleverd, hoeft u uiteraard geen herinneringen te verzenden. Weet vanaf het begin hoeveel reacties u nodig hebt en stop met het opvolgen als u dit aantal hebt bereikt, vooral als u al een geautomatiseerd e-mailsysteem hebt opgezet. U kunt klanten, werknemers of anderen aan wie u uw enquête stuurt beter niet lastigvallen als dat niet absoluut noodzakelijk is.
Leveren uw eerste uitnodigingen u niet het aantal benodigde reacties op? Dan kunnen herinneringen hierbij helpen. Maar we raden aan om er niet meer dan vier te verzenden. Sterker nog, herinneringen worden minder effectief naarmate u er meer verzendt (zie het onderstaande diagram). Bovendien komt uw enquête dan vaker in de spammap terecht. Voor de eerste vier rondes kunt u nog een reactiepercentage van ongeveer 3% verwachten (en dit kan aantikken!), maar daarna heeft het weinig zin meer.
U kunt niet toveren met herinneringen. In vergelijking tot het aantal reacties dat we zien op eerste uitnodigingen (die eerste indruk) is de invloed van herinneringen beperkt. Mensen zijn vijf keer vaker geneigd om op uw eerste uitnodiging te reageren dan op de eerste herinnering. Bij extra rondes neemt dit aantal alleen maar af.
Vertrouw dus niet op een groot aantal herinneringen om het aantal benodigde enquêtereacties te krijgen. Besteed extra aandacht aan uw eerste enquête-uitnodiging, want deze legt het meeste gewicht in de schaal. U zult verbaasd staan hoeveel dat uitmaakt! En als u toch besluit om herinneringen te gebruiken, denk dan goed na aan wie u ze verzendt en wat u vraagt.
U hoeft herinneringen niet helemaal links te laten liggen: dat is ook niet verstandig. Iedere verkoper kan u vertellen hoe belangrijk opvolging is om de beste resultaten te krijgen. Herinneringen zijn ongelooflijk nuttig, zolang u ze op de juiste wijze gebruikt.
