Checklist bij het plannen van evenementen: simpele stappen voor een succesvol evenement

Succesvolle evenementen hebben veel impact. Een gemiddeld groot evenement wordt bijvoorbeeld 1.400.000 keer genoemd op sociale media voordat het is afgelopen. Zulke evenementen zorgen dat informatie over uw doel, uw bedrijf of branche terechtkomt bij mensen ver buiten uw directe omgeving. Het is dus belangrijk dat uw evenement goed verloopt.

U bent niet de enige die moeite heeft met de taken die komen kijken bij het plannen van een succesvol evenement. Zelfs de meest georganiseerde evenementenplanner ter wereld worstelt met de dagelijkse logistiek van een evenement. Geen zorgen! Blijf op schema met deze handige checklist voor het plannen van een evenement in 16 weken.

16 weken voor het evenement

  • Stel doelen op. Waarom houdt u een evenement? Wat wilt u bereiken? Geef uw project richting door een onderwerp of thema te kiezen, duidelijke doelstellingen te bedenken of te achterhalen hoeveel mensen u nodig hebt om een bezoekersrecord te breken.
  • Stel uw team samen. Wijs een rol toe (programmabeheerder, evenementmarketeer, operationeel coördinator, penningmeester) aan ieder teamlid. De rollen moeten duidelijke en waar mogelijk kwantificeerbare doelen hebben.
  • Kies een locatie en een datum. Bepaal hoeveel potentiële deelnemers willen betalen, welke locaties het handigst zijn en wie ze meenemen naar uw evenement (kinderen, partners, collega's, vrienden?) met een enquête voorafgaand aan het evenement. Neem daarna contact op met geschikte locaties om te zien welke datums beschikbaar zijn.
  • Leg een hoofdattractie voor het evenement vast. Maak gebruik van uw eigen netwerken en dat van uw team om een boeiende hoofdspreker, presentator of artiest te vinden die de hoofdattractie van uw evenement gaat vormen. Bevestig de beschikbaarheid van de hoofdattractie.
  • Stel een stappenplan op voor uw evenement. Zodra u een hoofdattractie hebt vastgelegd, stelt u een stappenplan op voor de rest van het evenement. Wie en wat moet verder nog gaan deel uitmaken van uw evenement?
  • Bepaal een budget. Bedenk hoeveel uw stappenplan gaat kosten en hoe u het gaat betalen. Bepaal hoeveel geld u moet binnenhalen via registratiekosten, standhouders, sponsoren en andere geldbronnen. Gebruik deze informatie om de registratiekosten en de benodigde sponsoring vast te stellen.
  • Neem contact op met geldbronnen. Geef potentiële standhouders en evenementsponsoren informatie over de doelstellingen van uw evenement, uw hoofdattractie en hoeveel sponsoring u nodig hebt.

12 weken voor het evenement

  • Teken het contract met uw hoofdattractie. Vraag de hoofdattractie daarna om promotiemateriaal (foto en bio). Regel de reis en het verblijf.
  • Teken sponsorovereenkomsten met uw geldbronnen. Vraag elke sponsor om promotiemateriaal (zoals logo's).
  • Bevestig de presentatoren. Neem uw netwerk nog eens onder de loep voor potentiële presentatoren, waaronder sprekers en dj's. Bevestig de belangstelling en beschikbaarheid van de presentatoren. Voeg ze toe aan het programma.
  • Bevestig het amusement, de catering, de verkeersregelaars en de beveiliging. Neem contact op met de evenementpartners om uw datums te reserveren.
  • Regel de vergunningen en de aansprakelijkheidsverzekering voor het evenement. Vraag lokale instanties of u vergunningen voor etenswaren, geluid, bewegwijzering of het afsluiten van wegen nodig hebt en of er politie aanwezig moet zijn. Een aansprakelijkheidsverzekering dekt letsel, schade aan eigendommen en andere ongelukken die zich op het evenement kunnen voordoen.
  • Maak een merk van uw evenement. Creëer een opvallende look. Deze look bepaalt de kleur van uw promotiemateriaal, de versieringen en de goodies van uw evenement.
  • Open de registratie. Uw online registratieformulier moet duidelijk zijn en alle vereiste logistieke vragen bevatten, zoals bijvoorbeeld aankomsttijden, dieetbeperkingen en de maat van het T-shirt.
  • Promoot het evenement. Bouw een website. Creëer een evenement of een pagina op sociale media. Plaats updates zodra sprekers en bekende gasten hun komst bevestigen. Bestook uw lijst met contactpersonen. Stuur een persbericht naar relevante media-organisaties.

4 weken voor het evenement

  • Teken de contracten met uw presentatoren en evenementpartners.
  • Koop of huur de benodigdheden. Vraag de partners welke apparatuur u moet leveren. Neem contact op met de locatie of alle benodigdheden aanwezig zijn. Als dat niet zo is, neem dan contact op met leveranciers om deze te kopen of te huren. Regel de goodies voor uw evenement, zoals cadeaus en productmonsters.
  • Verzamel exemplaren van alle toespraken en presentaties. Vraag om een exemplaar van de toespraken en presentaties van uw hoofdattractie en de presentatoren. Controleer of ze geschikt zijn en breng indien nodig samen met de presentatoren veranderingen aan.
  • Stel een programma en een draaiboek voor het evenement op. Zorg voor een back-upplan bij slecht weer of een lage opkomst.
  • Regel vrijwilligers. Bepaal hoeveel mensen u nodig hebt en verzend dan een oproep voor vrijwilligers. Vind de perfecte rol voor iedere vrijwilliger door te vragen naar vaardigheden en interesses in een online registratieformulier voor vrijwilligers.

1 week voor het evenement

  • Sluit de registratie.
  • Verstuur informatiepakketten met een evenementprogramma, een menu, informatie over de presentatoren, de contactinformatie van andere deelnemers en andere nuttige informatie waarmee u de doelen van uw evenement kunt behalen. Dit is ook een goed moment om deelnemers te enquêteren over hun verwachtingen van het evenement. Als uw evenement een app heeft, voeg de instructies toe voor het downloaden.
  • Regel media-interviews voor presentatoren. Neem contact op met relevante mediaorganisaties met een lijst van de presentatoren op het evenement om de belangstelling te peilen. Zorg daarna voor interviewmogelijkheden voor presentatoren. Maak perskaarten klaar. Reserveer indien mogelijk een plek op de locatie voor interviews.

De dag voor het evenement

  • Maak een fysieke en digitale kopie van elke toespraak en presentatie. De Wet van Murphy geldt namelijk altijd op een belangrijk evenement.
  • Bouw op. Controleer of alle noodzakelijke voorraden, inclusief de goodies, op locatie aanwezig zijn. Zet de registratiestands, de stoelen, tafels en de podia klaar.
  • Geef instructies aan de vrijwilligers. Maak vrijwilligers verantwoordelijk door ze in te delen in kleine, specifieke groepen die onder leiding staan van één van de leden van uw evenementteam.
  • Neem contact op met de media. Bevestig de aanwezigheid van elke media-organisatie.

De dag van het evenement

  • Verzamel realtime feedback. Verzend feedbackformulieren voor het evenement tijdens pauzes in het programma. Deze enquêtes meten het succes van het evenement in realtime. Zo kunt u problemen meteen aanpakken.

1 week na het evenement

  • Verzend bedankjes. Stel aparte e-mails op voor deelnemers, vrijwilligers en presentatoren. Benadruk de mooie resultaten van het evenement, zoals een hoge opkomst, een productieve discussie en positieve feedback.
  • Voeg een enquête voor na het evenement toe. Meet het succes van uw evenement en begin met de planning voor het volgende evenement met een enquête voor na het evenement. Pas de enquête aan zodat de zaken aan de orde komen die het meest relevant zijn voor deelnemersvrijwilligers en presentatoren.

Maak van uw evenement een succes met onze uitgebreide checklist voor evenementplanning. Ook al vinkt u alle vakjes af op onze checklist voor evenementplanning, u kunt uw voortgang het beste meten met de doelen die u uzelf hebt gesteld in stap 1.

Kijk eens hoe SurveyMonkey uw nieuwsgierigheid kan bevredigen