Registratie is een van de belangrijkste onderdelen van een evenement. Dankzij de oplossingen van SurveyMonkey is dit nu makkelijker dan ooit.
De belangrijkste voorwaarde voor een geslaagd evenement is de ervaring met de registratie. Het eerste contact met mogelijke bezoekers is het registratieformulier voor het evenement. Een goed geplande en uitgevoerde registratie kan de betrokkenheid van bezoekers vergroten, meer deelnemers aantrekken en de basis leggen voor een succesvol evenement.
We gaan kijken hoe u de online registratie goed instelt en laten zien hoe u een vliegende start maakt met uw volgende evenement door de uitvoering van de registratie vlekkeloos te regelen. SurveyMonkey biedt alle tools die u nodig hebt voor een soepel en simpel registratieproces.
U hebt veel tijd en moeite gestoken in uw premium evenement. U hebt evenementenquêtes verzonden en weet wat mogelijke bezoekers belangrijk vinden. En nu moet u, volgens de checklist voor het plannen van evenementen, ongeveer 12 weken voorafgaand aan het evenement de registratie beginnen.
Met een registratie voor uw evenement kiest u geen locatie met plek voor 100 mensen als er plots 500 mensen komen opdagen. Openbare evenementen zijn goed voor informele bijeenkomsten, maar de meeste evenementen, zoals conferenties en andere zakelijke evenementen, vereisen een planning voor het eten, de swag en de locatie. En voor een effectieve planning moet u weten hoeveel aanwezigen u kunt verwachten.
Via de evenementregistratie krijgt u ook de kans om contactinformatie, de werkgever, de functie en andere relevante informatie van bezoekers te verzamelen. Zulke gegevens zijn handig bij het plannen en de vervolgactiviteiten van het evenement.
Online tools voor evenementregistratie kennen tal van voordelen. Het eerste en belangrijkste voordeel is dat u weet hoeveel bezoekers u krijgt. Zonder die informatie zou u het maximumaantal bezoekers van de ruimte kunnen overschrijden, niet genoeg eten of zitplekken hebben en uiteindelijk ontevreden deelnemers hebben.
Met een tool voor evenementregistratie kunt u ook verschillende soorten tickets aanbieden die allemaal hun eigen voordelen hebben.
Online registratie zorgt voor gemoedsrust bij bezoekers. Als ze voor een ticket moeten betalen, kunnen ze dat veilig online doen, ontvangen ze de tickets per e-mail, plus een bevestiging dat ze zich voor het evenement hebben geregistreerd. In SurveyMonkey kunt u betalingen ontvangen via de integratie van Stripe. Het feit dat persoonlijke informatie veilig wordt opgeslagen, is voor gebruikers zeer belangrijk. Maak uw online registratieformulier vandaag nog.
We hebben de stappen op een rijtje gezet waarmee u bezoekers een soepele registratie voor uw evenement biedt.
De hub voor uw evenement is een microsite speciaal voor de promotie van uw evenement. Deze bedrijfswebsite moet content bevatten die aansluit op de doelgroep van het evenement.
Voeg het verhaal van uw merk toe met details over het evenement. Gebruik uw logo en andere merkafbeeldingen waarmee u uw merk verbindt met het doel, de onderwerpen en de sprekers van het evenement.
Onmisbare onderdelen van uw evenementhub
Misschien denkt u wel dat u de info over uw evenement op uw hoofdsite moet zetten, maar de microsite moet worden gemaakt met een focus op zoekmachineoptimalisatie, zodat een grotere gerichte doelgroep bereikt. Voeg een link naar de landingspagina van de microsite toe aan uw hoofdwebsite.
Met een online registratieformulier verzamelt u de vereiste informatie en betalingsgegevens (als het een betaald evenement is) van de aanwezigen. De hoeveelheid informatie die u verzamelt, is afhankelijk van het type evenement, de doelgroep en het soort ervaring van uw evenement.
Online registratieformulieren voor evenementen zijn hulpmiddelen om de benodigde gegevens van uw bezoekers te verzamelen. De promoties en advertenties van uw evenement moeten naar een landingspagina op uw microsite met het formulier leiden. Optimaliseer de landingspagina voor zoekmachines, zodat de kans groter is dat u in relevante zoekopdrachten verschijnt.
Voordat de registratie online gebeurde, werden voor de meeste evenementen mailings in bulk gebruikt om informatie en formulieren van het evenement naar potentiële bezoekers te sturen. Hiervoor moesten vaak lijsten met mensen in de doelgroep worden gekocht, opvallende mailers worden geprint en de verzendkosten worden betaald. En dan moesten de teruggestuurde formulieren ook nog worden georganiseerd.
Online registratie van evenementen kent allerlei voordelen:
Zodra het registratieformulier voor uw evenement klaar is voor gebruik, begint u met de promotie van uw evenement. Tegenwoordig kunt u hier het beste sociale media voor gebruiken. Zakelijke evenementen post u op LinkedIn, met hashtags die speciaal voor uw evenement zijn gemaakt (waaronder onderwerpen die professionals volgen of opzoeken). Is uw evenement gericht op consumenten of influencers, promoot het dan op Instagram, Facebook of TikTok.
Kies het platform op basis van de demografische groep die u wilt bereiken. Als u genoeg tijd hebt, kunt u altijd adverteren of posten over uw evenement op alle verschillende sociale-mediaplatforms.
Voor lokale evenementen is reclame op radio, televisie en in de krant een goed idee.
Aanbevolen werkwijzen voor promotie op sociale media
Stuur gebruikers zo snel mogelijk door naar de knop Versturen met deze aanbevolen werkwijzen voor een gemakkelijke evenementregistratie.
Maak met SurveyMonkey een online registratieformulier voor uw evenement dat aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk is. Registreer u meteen en gebruik registratiesoftware voor evenementen waarmee u het registratieproces vereenvoudigt en de data van uw bezoekers organiseert. Kies nu het abonnement dat bij u past.