Online peiling om afspraken te plannen: vind de beste tijd met SurveyMonkey

Wilt u een geschikt moment vinden voor een vergadering met een groep? Dan kan dat al snel uitmonden in een eindeloze stroom e-mails en groepschats. Dankzij overvolle agenda’s en verspreide teams neemt het plannen van een afspraak, wat eigenlijk vijf minuten zou moeten kosten, vaak dagen in beslag. 

Gelukkig is er een betere oplossing: peilingen voor het plannen van afspraken maken al dat geheen-en-weer overbodig. Met SurveyMonkey kunt u in een paar minuten een peiling voor het plannen van afspraken maken, deze overal delen en altijd meteen het beste tijdstip zien.

Peilingen voor het plannen van afspraken zijn online formulieren waarmee u voorgestelde vergadertijden presenteert en gebruikers zelf de tijden kunnen selecteren die voor hen uitkomen. In plaats van eindeloos berichten heen en weer te sturen, stelt u een aantal opties voor en kiezen deelnemers wat voor hen werkt: tijdvakken, een voorkeur voor de duur en zelfs of ze virtueel of fysiek willen afspreken.​

Met peilingen voor het plannen van afspraken bepaalt u snel de beste dag, tijd en locatie om af te spreken, zonder onnodige vertragingen door het plannen. Zo telt ieders stem mee en verloopt het plannen een stuk efficiënter.

Peilingen voor het plannen van afspraken zijn niet alleen nuttige hulpmiddelen op kantoor, ze zijn handig voor elke situatie waarin een groep een datum en tijdstip moet kiezen. Hier zijn enkele veelvoorkomende scenario’s waarbij u tijd kunt besparen:

Organiseert u een wereldwijde bijeenkomst of een kwartaaloverzicht en wilt u weten wanneer iedereen beschikbaar is? Deel één link met alle teams en tijdzones en kies vervolgens de tijd waarop de meeste werknemers hebben gestemd.

Droomt u weleens van één uitnodiging en niemand die de afspraak hoeft te verzetten?

Restaurants, winkels en buitendienstteams kunnen een peiling gebruiken om de beschikbaarheid te inventariseren voordat ze het rooster opstellen.

Droomt u weleens van een evenwichtig rooster dat piekuren opvangt zonder last-minute wisselingen?

Of het nu om een commissieoverleg of een buurtworkshop gaat, met een peiling voor het plannen van afspraken is de afstemming eenvoudig en transparant.

Droomt u weleens van een hoge opkomst en geen last-minute wijzigingen?

Ook bij reünies, groepsuitjes, vrijwilligersdagen of spelavonden profiteert u van minder geheen-en-weer en sneller definitieve plannen.

Droomt u er weleens van dat iedereen komt opdagen, omdat ze mee mochten beslissen over het beste moment?

Maak een account en kies een van de kant-en-klare lay-outs uit onze bibliotheek met door experts gecertificeerde enquêtesjablonen. Liever zelf een peiling maken? Open een lege enquête in onze online peilingmaker en voeg een meerkeuze- of selectievraag toe. Of genereer een peiling voor afspraken met onze AI-enquêtemaker via een prompt, zoals: ‘Ik wil een peiling maken voor het plannen van een uur durende kwartaalvergadering voor de managers van mijn organisatie.’ 

Tip: Geef uw peiling een duidelijke titel (bijv. ‘Planning kwartaal 4, overleg van 60 minuten’).

Stel een duidelijke vraag, zoals: ‘Op welk van de voorgestelde tijdstippen kunt u deelnemen aan een Zoom-gesprek over het budget van het derde kwartaal?’ Bied vijf tot zeven opties aan, zodat mensen snel kunnen scannen en kiezen. 

Tip: Vermeld de tijdzone bij elke optie (bijv. dinsdag 14 januari van 9.00–9.45 uur PT).

Met SurveyMonkey kunt u uw peiling voor het plannen van een afspraak eenvoudig verspreiden onder de betrokkenen. Plaats of verstuur uw peiling per e-mail, chat of via sociale media. Reageren kan zonder account. U kunt de link ook insluiten op een pagina als uw groep een intranet of schoolwebsite gebruikt. 

Tip: Zet een korte uitleg boven de link zodat iedereen weet waarom de afspraak belangrijk is.

U ziet de stemmen direct in real time. Zoek de tijd met de meeste stemmen. Gebruik het reactieoverzicht en de exportopties om de keuzes snel te bekijken. 

Tip: Maar weinig reacties? Stuur niet meer dan één herinnering naar mensen die nog niet hebben gereageerd.

Sluit de peiling, kies de beste optie en stuur de agenda-uitnodiging. U kunt als follow-up ook een korte enquête sturen om de aanwezigheid te bevestigen. 

Tip: Houd de tekst van de uitnodiging kort en herhaal de tijdzone om verwarring te voorkomen.

Een afspraak over een datum is stap één. Maar hoe u de peiling voor de afspraak opzet, bepaalt vaak hoe snel mensen reageren en hoe duidelijk de uitkomst is. Via kleine aanpassingen, zoals het beperken van opties, het verduidelijken van tijdzones en het stellen van een duidelijke deadline, reageren mensen sneller en krijgt u minder heen en weer gemail. Gebruik deze deskundige tips om uw volgende planningspeiling soepel te laten verlopen en tot een duidelijke beslissing te komen.

De peilingen van SurveyMonkey om afspraken te plannen, houden rekening met flexibele tijdzones, aangepaste vragen en veilig delen. Zo kunnen groepen van elke omvang eenvoudig een tijd bevestigen zonder extra e-mails of losse tools. Dankzij die combinatie kunnen teams moeiteloos en met minder gedoe van voorgestelde data naar bevestigde afspraken gaan.

Besteed minder tijd aan coördineren en meer tijd aan nuttigere zaken. Met de peilingen van SurveyMonkey voor het plannen van afspraken vindt u al in een paar klikken de tijd die voor iedereen uitkomt en blijven projecten in beweging zonder eindeloos geheen-en-weer. Maak de peiling, deel deze overal en maak van uw plannen echte vooruitgang.

Registreer u gratis en start vandaag nog uw eerste peiling om moeiteloos afspraken te maken.