RSVP-formulieren maken en gebruiken om uw evenementen te verbeteren

RSVP is en acroniem voor de Franse zin 'répondez s'il vous plaît', oftewel, 'Zou u kunnen reageren?' Velen van ons hebben met RSVP-formulieren reacties verzameld voor onze eigen evenementen of om door te geven dat ze een evenement zullen bijwonen. Weten wie op komt dagen, is een onmisbaar onderdeel bij het plannen van een virtueel of persoonlijk evenement.

Of u nu plant voor bezoekers in het land of over de hele wereld, online formulieren zijn de effectiefste manier om na te gaan wie komen en alle vereiste informatie te verzamelen. En dat allemaal binnen handbereik.

Met online RSVP-formulieren voor allerlei evenementen kunt u van elke respondent gedetailleerde informatie verzamelen. Afhankelijk van het evenement kunt u het online formulier aanpassen en om informatie vragen waarmee u het evenement voor iedereen een succes maakt.

Het handigste aspect van online RSVP-formulieren is waarschijnlijk dat u alle informatie op dezelfde plek verzamelt in real time op één dashboard, dat u gemakkelijk kunt raadplegen op een computer, tablet of smartphone.

Het aantal aanwezigen is de belangrijkste informatie bij elk evenement. De grootte van de locatie en de hoeveelheid eten zijn afhankelijk van nauwkeurige cijfers. Met schattingen bij evenementen speelt u een gevaarlijk spelletje. U kunt een veel te volle ruimte krijgen met niet genoeg eten als u het aantal aanwezigen te laag inschat. Of u hebt een enorm grote locatie met veel te veel eten: een verspilling van uw budget.

Bij het organiseren van een evenement is het comfort van uw gasten een prioriteit. Zijn er speciale toegankelijkheidsvereisten voor uw gasten? Dieetbeperkingen? Door in uw RSVP-formulier te vragen naar zulke informatie, weet u zeker dat elke gast van uw event kan genieten.

Met deze informatie van uw online RSVP-formulieren kunt u beter op vertrouwde wijze met uw gasten omgaan. U weet bijvoorbeeld de naam van de +1 die gasten meenemen, zodat u naamkaartjes kunt maken. Ook kunt u met de contactinformatie in de RSVP-formulieren het enthousiasme voor het evenement vergroten.

TIP: Vergeet niet om na afloop van het evenement een enquête te verzenden om nuttige feedback van aanwezigen te verzamelen voor uw volgende feest of evenement.

Bij RSVP-formulieren denken mensen vaak aan bruiloften. Maar u kunt ze voor alle evenementen inzetten. Volg deze aanbevolen procedures als u uw eigen RSVP-formulieren maakt:

Zelfs als u de contactinformatie van een gast al hebt, moet u hiernaar vragen in uw online RSVP-formulier. De telefoonnummers, e-mailadressen en fysieke adressen van mensen veranderen continu. Door naar contactinformatie te vragen, weet u zeker dat u ze kunt bereiken met updates.

Vraag bij professionele evenementen ook naar contactinformatie, maar maak aan de gasten duidelijk dat deze wordt gebruikt voor toekomstige aanbiedingen, promoties en andere marketingdoelen. Ze kunnen dan kiezen of ze persoonlijke of zakelijke informatie doorgeven.

Het is belangrijk om een passende ruimte en catering boeken. Voeg daarom een duidelijke deadline aan het formulier toe. Bekijk uw gastenlijst op de datum van de deadline en stuur eventueel herinneringen, maar wacht niet te lang op twijfelaars. Het is van belang om het aantal gasten weten om plannen te maken.

Veel mensen twijfelen even nadat ze een online formulier hebben ingediend. Heb ik wel op Verzenden geklikt? Of heb ik op het evenement gereageerd? Stuur een bevestiging op elke RSVP. En voeg details toe zodat aanwezigen later de tijd, de locatie en andere gegevens kunnen bekijken.

U kunt de volgende velden opnemen in uw online RSVP-formulier, afhankelijk van het type evenement:

Pen en papier is niet meer van deze tijd. U herinnert zich vast nog wel het verzamelen van reacties en het maken van overzichten met informatie over uw gasten... om u dan zorgen te maken over of de kaartjes wel bezorgd werden en of dat u details over het hoofd had gezien. 

Met online RSVP-formulieren gebeurt alles online voor een optimale efficiëntie.

Als u de contactinformatie van de aanwezigen hebt, kunt u de RSVP-formulieren per e-mail verzenden. Dat is handig voor bruiloften, familiereünies en andere gelegenheden waarbij u de gasten kent.

U kunt ook herinneringen naar de e-mailadressen sturen.

Als u een grote doelgroep probeert te bereiken voor een openbaar evenement, zoals een conferentie, vakbeurs of toespraak, kunt u het RSVP-formulier insluiten op uw website. Met de service van SurveyMonkey is dat in een handomdraai gebeurd en hebben uw websitebezoekers meteen toegang tot het formulier.

Breng de link naar uw RSVP-formulier onder de aandacht via betaalde mediakanalen en andere marketingkanalen om meer bezoekers naar de pagina en het formulier van het evenement te leiden.

Voeg de link toe aan de pagina en het RSVP-formulier voor uw evenement op sociale media. Bij SurveyMonkey krijgt u een unieke link naar uw online formulier, zodat u uw evenement op alle platforms voor sociale media kunt publiceren. Personen besteden gemiddeld bijna twee en een half uur per dag aan sociale media. Dit is dus het ideale podium om over uw evenement te publiceren en de link naar het RSVP-formulier onder de aandacht te brengen.

Bij SurveyMonkey kunt u gemakkelijk online RSVP-formulieren maken. Ga gewoon van start met onze RSVP-sjabloon. Al onze sjablonen kunnen volledig worden aangepast. U kunt dus logo's, afbeeldingen, grafische elementen en tekst toevoegen die bij uw evenement passen.

SurveyMonkey heeft alles wat u nodig hebt om een online RSVP-formulier te maken voor uw evenement. Begin met onze sjabloon of maak zelf een formulier. Pas alles aan, van de afbeeldingen tot de tekst, zodat uw formulier helemaal uniek is.
Met de oplossingen van SurveyMonkey voor formulieren hebt u alles zo geregeld. Maak nu een account om aan de slag te gaan, of kies een abonnement dat bij u past. Ga vandaag nog aan de slag.