Het land gaat op slot en u moet afstand houden: het zijn onzekere tijden. Voelen uw medewerkers zich bij u in veilige handen? Het goede nieuws voor managers, directieleden en HR-medewerkers die dit als een van hun belangrijkste bronnen van zorg noemen rondom het coronavirus: we weten hoe u zich voelt en we hebben enquêtes die u kunnen helpen. Samen met onze onderzoeksexperts hebben we twee sjablonen opgesteld waarmee u in de komende weken de stand van zaken binnen uw organisatie kunt peilen en bijhouden.
Waarom is dit het juiste moment om deze enquêtes te verzenden? Omdat mensen zich onzeker voelen en omdat ze een open gesprek willen aangaan. We hebben dit onderzocht met SurveyMonkey Audience en zagen dat 86% van de mensen zei dat het gepast of volledig gepast was voor hun werkgever om ze een enquête te sturen in het huidige klimaat, terwijl 27% zelfs vond dat ze meer enquêtes van hun werkgever zouden moeten krijgen.
Aarzel dus niet langer en vraag uw medewerkers hoe het met ze gaat. Onze eerste enquêtesjabloon is bedoeld voor uw organisatie als geheel: u laat als directie duidelijk zien dat u de zaak serieus neemt. De tweede sjabloon is tactischer van aard en bedoeld om individuele managers te helpen de stand van zaken onder de leden van hun team in kaart te brengen. We laten u zien hoe u beide sjablonen op succesvolle wijze in uw organisatie kunt toepassen.
Stap 1: Stel vast wie de beste eigenaar is
Kies iemand die bevoegd is om de werkomstandigheden van de medewerkers te veranderen en die daar oprecht belangstelling voor toont. Wees bereid om veranderingen door te voeren naar aanleiding van de feedback die u ontvangt. De beste kandidaat is waarschijnlijk een senior lid van de afdeling HR, zoals een Chief People Officer, het hoofd van Human Resources of een leidinggevende van personeelszaken.
Stap 2: Beslis of u aanvullende tools nodig hebt voordat u van start gaat
Als de meeste medewerkers van uw organisatie inmiddels thuis werken en u momenteel geen mechanisme hebt om feedback te verzamelen over deze nieuwe manier van werken, hebt u waarschijnlijk enquêtesoftware nodig (zoals SurveyMonkey). Maar mogelijk moet u ook op zoek gaan naar aanvullende manieren om met medewerkers te communiceren of plekken vinden om gegevens online op te slaan en te organiseren. U moet dus goed weten welke informatie u allemaal nodig hebt voordat u respondenten gaat benaderen.
Stap 3: Zet de aanpak voor uw enquête op papier
Voordat u van start gaat met het enquêteprogramma over het coronavirus, moet u uw werkwijze en projectplan op papier zetten als leidraad. Dit plan geeft antwoord op het wie, wat, wanneer, waar en hoe van uw enquêteprogramma. Denk goed na over de volgende punten:
- Uw aanpak: Kies welke enquêtes u wilt verzenden en wat het doel van elke enquête is. Ons advies is dat u één enquête voor het hele bedrijf inzet met een duidelijke regie van de directie. De tweede enquête is dan een meer tactisch onderzoek voor direct leidinggevenden.
- Tijdlijn en meetpunten: Stel een tijdlijn op voor het ontwerp en de uitvoering van uw enquête. Voeg enquêtedeadlines, de meetpunten en de datums voor beoordeling toe. We raden aan dat u de enquête in één keer uitvoert en dan elke 30 dagen de resultaten beoordeelt. Als u met regelmaat een check-in wilt, kunt u dat automatiseren in SurveyMonkey.
- Communicatie: Zet de belangrijkste berichten in grote lijnen op papier, waaronder de communicatie voorafgaand aan de enquête en erna. We hebben hieronder wat advies voor de communicatie toegevoegd.
- Rollen en verantwoordelijkheden: Kies wie een rol speelt bij de ontwikkeling en distributie van de enquête. Ook is het verstandig om te bepalen wie op basis van de reacties actie gaat ondernemen.
Stap 4: Ontwerp uw enquête met gebruik van onze bestaande enquêtesjablonen
In de volgende stap ontwerpt u uw enquête. Onze sjablonen komen hierbij goed van pas.
De eerste sjabloon wordt gebruikt door HR en het management.
Met de tweede kunnen individuele managers nagaan hoe hun specifieke teams nu en in de komende weken omgaan met deze crisis.
U kunt beide enquêtes aanpassen met de opbouwfunctie voor enquêtes om ze beter aan te laten sluiten op uw organisatie. Tegelijkertijd kunt u de vragen uit de sjabloon gebruiken als benchmarks.
Verder kunt u uw merk toevoegen aan de enquêtes. Op die manier voelt het invullen van de enquête als een vertrouwde interne taak.
Stap 5: Stel uw communicatieplan voorafgaand aan de enquête op
De manier waarop u over uw enquête praat, kan flinke gevolgen hebben voor het reactiepercentage. Ook moet u goed nadenken over uw communicatiestrategie en uw distributielijsten. We beginnen met hoe u over de enquête kunt communiceren.
Voor uw communicatie voorafgaand aan de enquête raden we u aan om een aankondiging naar het hele bedrijf te versturen met hierin de algemene bedrijfsdoelstellingen. Verder stuurt u een bericht naar uw managers en leidinggevenden binnen uw organisatie om ze aan te moedigen de enquête voor managers te gebruiken.
De aankondiging voor het hele bedrijf is de eerste keer dat u medewerkers vertelt over deze enquêtes. U kunt deze mededeling delen in een bijeenkomst voor al het personeel, via een Slack-kanaal of in een e-mail.
Houd rekening met de volgende punten:
- De timing van de enquête en hoe respondenten die ontvangen
- Wat u wilt meten en waarom dat belangrijk is
- Hoe u van plan bent de resultaten te gebruiken om gepaste actie te ondernemen
Managers spelen een cruciale rol bij het feedbackproces voor medewerkers, ook bij de actie die naar aanleiding van de resultaten wordt ondernomen. De aan managers gerichte communicatie dient de volgende info te bevatten:
- Extra nadruk op de rol die managers spelen en wat uw verwachtingen zijn voor hun betrokkenheid
- Extra aandacht voor het belang van deelname door het team aan het programma
Hieronder vindt u een link naar beide sjablonen. We behandelen de communicatie na de enquête op een later moment, wanneer u de resultaten gaat analyseren.
- Aankondiging voor het hele bedrijf (alleen beschikbaar in het Engels)
- Aankondiging voor managers (alleen beschikbaar in het Engels)
Stap 6: Verzend de enquête
U hebt uw enquête ontworpen en het bericht verzonden. In de volgende stap verstuurt u de enquête zelf. We raden u aan om de twee enquêteprogramma's op verschillende manieren te versturen.
Bij de enquête voor de hele organisatie kunt u het verzamelprogramma voor e-mails of een webkoppeling gebruiken via uw standaardportal voor communicatie. Als u alleen wilt dat interne medewerkers reageren, kiest u voor SSO voor de respondenten. Ze moeten dan een authenticatieproces doorlopen voordat ze kunnen deelnemen.
Kies een deadline voor de antwoorden van medewerkers en overweeg minimaal één herinnering te verzenden. Vaak zijn twee dagen voldoende om respondenten de tijd te geven om aan de enquête deel te nemen.
Voor de management enquête raden we aan dat u IT of HR om een lijst vraagt, de managers uitnodigt om een account bij SurveyMonkey te maken (u hoeft tot en met 15 juni niet te betalen voor overgebruik) en dan een werkgroep maakt. Hieraan voegt u de managers toe, zodat u de enquête met ze kunt delen.
Wilt u niet dat anderen de enquête kunnen veranderen of de resultaten kunnen bekijken, dan kunt u de groepsmachtigingen beperken. Zodra managers onderdeel zijn van de werkgroep, kunnen ze met het verzamelprogramma voor e-mail of een webkoppeling de enquêtes met hun teams delen. De aanwijzingen voor de managers staan in de e-mails aan de managers voorafgaand aan de enquête. We raden aan dat managers deze enquête wekelijks verzenden via de functie voor terugkerende enquêtes. Zo blijven ze op de hoogte van hoe de teamleden zich voelen terwijl de situatie zich ontwikkelt.
Stap 7: Bekijk de resultaten en ga tot actie over
Nadat de enquêtes zijn verzonden, zet u wat tijd opzij om de resultaten zo snel mogelijk te bespreken met de belanghebbenden.
Richt u op de onderdelen waar u met uw middelen de meeste impact kunt maken. Zo houdt u de volgende stappen niet alleen beheersbaar, maar kunt u ook de effecten meten in de volgende peiling.
Bij de managementsjabloon is het belangrijk dat alle managers de benodigde informatie en training krijgen over hoe ze moeten reageren op feedback en hoe ze op basis van de gegevens dienen te handelen. Indien mogelijk, raden we aan om een sessie te organiseren waarin managers vragen kunnen stellen. Is dat geen optie, maak dan een bestand met veelgestelde vragen. Zo weet u zeker dat managers de tools hebben om in te spelen op de behoeften van individuele medewerkers.
Stap 8: Geef aan wat u gaat doen met de ontvangen resultaten
Medewerkers willen graag weten wat u van plan bent met hun feedback. Door de algemene resultaten van de enquête samen met uw plannen te delen, weten ze dat u naar ze luistert. Verstuur regelmatig een update en moedig opmerkingen en feedback aan. Daarna herhaalt u dit proces regelmatig.
We zitten allemaal in een unieke situatie. Maar als u een enquêteprogramma toevoegt aan de reactie van uw organisatie op het coronavirus, weet u hoe het met iedereen gaat en wie de komende weken en daarna wel wat extra hulp kan gebruiken. Het is misschien niet veel, maar hopelijk bevordert u zo een gevoel van saamhorigheid binnen uw organisatie. En dat gevoel is momenteel onbetaalbaar.
