Begin 2020 haalde COVID-19 veel bedrijven in de productiesector onderuit, waardoor zorgvuldig beheerde productiestromen werden verstoord. Op het moment dat essentiële fabrikanten zich begonnen voor te bereiden op de heropening van vestigingen, werd het al snel een enorme logistieke uitdaging om elke werknemer efficiënt op symptomen te controleren. Voor bedrijven als Carlex Glass, een dochteronderneming van het Japanse Central Glass, leek de implementatie van een nieuw proces in het beste geval schade aan winstgevendheid en productiviteit toe te brengen, en in het slechtste geval vrijwel onmogelijk te zijn. Carlex produceert glas voor grote spelers in de auto-industrie en produceert ook producten voor de aftermarket. Het bedrijf heeft 6 grote fabrieken en was genoodzaakt dagelijks 1800 werknemers te controleren.
Bill Walker, chief information officer bij Carlex Glass, en zijn collega's, kwamen in april 2020 bijeen om deze uitdaging te bespreken, toen er bij hem opeens een lampje ging branden.
“De directeur van het bedrijf zei: 'Het zal lastig worden om 600 mensen voor de deur te hebben staan die aan de slag willen', zegt Bill. "Toen kwam ik met het idee om daarvoor een soort geautomatiseerde enquêtetool te gebruiken.”
Dagelijkse gezondheidscontroles beheren voor duizenden werknemers op meerdere werklocaties
Elke ochtend honderden werknemers vragen naar symptomen of luisteren naar hun bezorgdheid over blootstelling aan het virus is een tijdrovend proces dat alleen kan worden uitgevoerd door meerdere personeelsleden op controlepunten te laten controleren en stagnatie te voorkomen. Voor een bedrijf in een essentiële sector dat weer op volle toeren moest gaan draaien en zijn orders zo snel mogelijk naar klanten moest verzenden, zou deze persoonlijke benadering niet werken.
Als een werknemer een vraag over symptomen met 'ja' zou beantwoorden, werkt het niet efficiënt (niet voor de medewerker en ook niet voor het HR-team) om de medewerker bij de voordeur te laten staan en ondertussen de volgende stappen voor te bereiden. En nog belangrijker, het risico te lopen dat andere medewerkers die op het werk arriveren, worden blootgesteld aan het virus. Alles bij elkaar zouden deze uitdagingen extra kosten met zich meebrengen: overwerk om de deur te laten bemannen door medewerkers, mogelijk overwerk wanneer medewerkers onverwacht moeten invallen voor zieke collega's, enz.
Carlex werd geconfronteerd met nog een complicatie omdat het bedrijf geen vaste methode had om massaal met werknemers te communiceren, omdat velen van hen geen zakelijk e-mailaccount van Carlex hebben. Hen vooraf informeren over het proces zou de sleutel tot succes zijn.
Bill kon leunen op een beproefd hulpmiddel voor het creëren van een nieuw systeem voor Carlex. Omdat hij SurveyMonkey al eerder had gebruikt, had hij een duidelijke koers voor ogen en stelde hij het gebruik van SurveyMonkey Enterprise voor aan de directie.
Stagnatie van de bedrijfsprocessen voorkomen en medewerkers op de hoogte houden
Carlex pakte eerst de noodzaak aan om informatie te verspreiden over de reactie op COVID-19 en de heropeningsplannen van het bedrijf. Het bedrijf gebruikte SurveyMonkey als informatietool om werknemers een digitaal informatiepakket te sturen.
“We gebruikten het als een manier om iedereen informatie te geven over wat ze konden verwachten”, zegt Bill. "Het omvatte operationele updates, informatie van HR, beperkende maatregelen en een brief van de president." Rond dezelfde tijd stuurde Carlex een Team Member Info Update Survey om contactgegevens van medewerkers in de toekomst beter beschikbaar te hebben en de organisatie klaar te maken voor de volgende fase van het traject.
Vervolgens kregen medewerkers een "Terugkeer naar werk"-enquête toegestuurd met vier vragen gebaseerd op de CDC-richtlijnen die destijds van kracht waren. Na de eerste weken veranderde dit in drie vragen voor een verdere verbetering van de efficiëntie. Als een werknemer een van de vragen over symptomen met 'ja' beantwoordde, werd de desbetreffende medewerker verzocht niet naar werk te komen. HR en managers werden vervolgens gewaarschuwd via een rapport met alle medewerkers die een vraag met 'ja' hadden beantwoord, zodat ze contact konden opnemen met medewerkers en vervolgstappen konden nemen. Naarmate het jaar vorderde, werden de dagelijkse controles vervangen door een wekelijkse "Rectificatie persoonlijk welzijn"-enquête. Belangrijke teams, zoals het Pandemic Oversight Committee van Carlex, ontvangen elke dag om 7.00 uur rapporten via SurveyMonkey, zodat ze weten met welke medewerkers contact moet worden opgenomen. Daarnaast zette Carlex enkele kiosken neer op incheckpunten voor iedereen die de enquête nog niet had ingevuld.
Werklocaties beveiligen én een aanzienlijke ROI realiseren
De eerste enquêteronde, waaronder de informatie update van teamleden en de gezondheidscertificaten, leverden hoge reactiepercentages op. Wel 70% zegt Bill. Het bedrijf heeft tot nu toe ruim 17.000 reacties verzameld. Dankzij de vele reacties draaide het bedrijf snel weer op maximale capaciteit en kon het de veiligheidsprocedures in de daaropvolgende maanden handhaven.
De inspanningen hebben geleid tot consistentere communicatie met medewerkers, waardoor de interne informatievoorziening en het bewustzijn zijn versterkt. Bill zegt dat dit niveau van interne communicatie niet haalbaar zou zijn geweest met een volledig persoonlijk incheckproces en wijst op de aanzienlijke besparing op tijd en investeringen.
“We zouden elke ochtend een anderhalf uur durende procedure hebben moeten doorlopen. En in plaats daarvan hebben we een enquête die niet meer dan 30 seconden per persoon vergt. We hebben waarschijnlijk minstens $9.000 aan overuren per dag bespaard.”
Bill laat weten dat Carlex nu onderzoekt hoe SurveyMonkey op andere manieren kan worden ingezet.
“SurveyMonkey heeft ons proces voor de terugkeer naar werk eenvoudiger gemaakt en de communicatie met onze teamleden verbetert”, zegt hij. “De ROI was verbluffend.”
Verbeter de klik met uw team en verzamel krachtige gegevens op een efficiënte manier met behulp van een strategische enquêteprocedure. Lees meer over SurveyMonkey Enterprise.
