Een nieuwe kijk op de werkplek na het coronavirus: Hoe kunnen we weer aan de slag?

Een van de belangrijkste lessen die ik tijdens mijn negenjarige dienstverband bij SurveyMonkey heb geleerd, is hoe cruciaal het is om medewerkers om feedback te vragen, goed te luisteren en deze informatie te gebruiken bij het nemen van belangrijke beslissingen. Dat is het fundament van onze cultuur en hoe onze programma's evolueren (en hoe we nieuwe maken). En dit is alleen maar belangrijker geworden nu ons personeel en de rest van wereld zich moesten aanpassen aan de realiteit van een pandemie.

Toen de coronacrisis de kop opstak, hebben we halsoverkop allerlei beslissingen moeten nemen. Hadden medewerkers de tools om thuis te werken? Hoe konden we ze daarbij helpen? Welke zorgen hadden ze over hun functie, het bedrijf en de balans tussen hun werk en hun privéleven? Bij al deze vragen kwamen de check-ins van het leidinggevende team voor het coronavirus en het management goed van pas. De resultaten waren buitengewoon waardevol bij het opstellen van beleid om op afstand te werken en onze medewerkers te helpen met de uitdagingen die ze ondervinden.

Maar zelfs tijdens een crisis proberen we een paar stappen vooruit te denken. We weten niet wanneer de curve afvlakt en wanneer de crisis voorbij is. Toch was de volgende logische stap om medewerkers te vragen hoe ze denken over de terugkeer naar het kantoor. Onze management- en HR-teams beseffen dat we niet gewoon de draad kunnen oppakken. We moeten opnieuw invullen en bepalen hoe we straks in de toekomst verder willen op de werkplek. Hierbij willen we ons personeel een stem geven, zodat we op een nieuwe en betere manier terug kunnen keren. 

We hebben onze sjabloon om na het coronavirus terug te keren naar het werk gebruikt om de zorgen van medewerkers te peilen en in kaart te brengen wat we kunnen doen om ze gerust te stellen als ze weer op kantoor zijn, zodra dit mogelijk is. Ons personeel reageerde massaal: 71% van de medewerkers wereldwijd heeft deelgenomen. We hebben allerlei verschillende inzichten ontvangen in hoe onze werknemers zich voelen.

Omdat een terugkeer naar kantoor samenhangt met iemands gezondheid en welzijn, is het een zeer gevoelige en persoonlijke kwestie. Nu organisaties nadenken over hoe ze de deuren weer willen openen, is het wat ons betreft essentieel om werknemers te betrekken bij deze discussie. Dit hebben we allemaal geleerd van onze enquête, waarvan de resultaten tot nieuwe gesprekken en nader onderzoek hebben geleid.

De rode draad in de reacties van ons personeel was voorzichtigheid, spanning en onzekerheid. Hoewel mensen gewend beginnen te raken aan het 'nieuwe normaal' van werken op afstand, waarbij meer medewerkers melden dat ze gemakkelijker effectief hun werk gedaan krijgen, blijven dezelfde problemen de kop opduiken: mensen noemden spanning in het algemeen (48%), sociale isolatie (43%) en het vinden van de juiste balans tussen hun werk en privéleven (36%) als belangrijkste uitdagingen. 

We hebben medewerkers ook gevraagd om in één woord te beschrijven hoe ze zich voelen om terug te keren op kantoor. Hoewel 'gespannen' en 'leuk' in de woordwolk ongeveer even groot zijn, hebben we ook de synoniemen van 'gespannen' onder de loep genomen. Daaruit bleek dat onze werknemers zich best zorgen maken en verontrust zijn.

Toen we onze medewerkers vroegen hoe ze zich meer op hun gemak zouden voelen over hun terugkeer naar het kantoor, was dit het plaatje: 

Hoewel we geen invloed hebben op zaken als vaccins of tests voor antilichamen, kregen we wel een beter beeld van het type kantoorbeleid dat onze medewerkers willen of van ons verwachten. We realiseren ons dat werknemers zich na de implementatie van dit beleid niet meteen weer op hun gemak voelen. Maar deze ideeën kunnen wel een leidraad vormen voor onze toekomstige aanpassingen.

Het is onvoorstelbaar moeilijk om na te denken over hoe we straks terug kunnen keren op kantoor als de coronacrisis op z'n retour is. En als HR-manager voel ik een enorme druk op mijn schouders om met een plan te komen voor 1300 medewerkers. Deze enquête is geen definitieve routekaart, maar meer een soort van kompas. We kunnen met de resultaten nu beter vaststellen wat voor hulp onze medewerkers nodig hebben en straks, op de (hopelijk) korte termijn, de terugkeer naar het kantoor strategisch in goede banen te leiden.

Uit de resultaten van onze enquête bleek bijvoorbeeld duidelijk dat we gespannenheid in het algemeen, sociale isolatie en de kans op burn-outs scherp in de gaten moeten houden. Omdat mei al in het teken stond van geestelijke gezondheid, hadden we gelukkig al een aantal programma's op dat gebied gepland. Zoals bijvoorbeeld gesprekken over hoe het is om een ouder of zorgdrager te zijn tijdens COVID-19, en percepties van prestaties op het werk en geestelijke gezondheid. 

Verder hebben we eind april aangekondigd dat alle medewerkers worden aangemoedigd om in het tweede kwartaal twee betaalde 'flexdagen' op te nemen. Met deze dagen willen we dat medewerkers wat tijd aan zichzelf besteden, voor anderen zorgen of dingen doen waarmee ze hun geestelijke gezondheid een boost geven. We blijven nadenken over wat we verder kunnen doen om ons personeel te steunen en welke andere hulpbronnen of oplossingen we ter beschikking kunnen stellen. 

De coronacrisis heeft duidelijk aangetoond dat het belangrijker is dan ooit om in contact te zijn met medewerkers en zorgvuldig te overwegen hoe ze hun beste werk kunnen verrichten. Door te vragen hoe ze zich voelen en hoe we ze meer op hun gemak kunnen stellen, bouwen we een relatie van vertrouwen op. Dankzij SurveyMonkey kunt u dat ook bij uw bedrijf doen en de feedback verzamelen die u nodig hebt. Er is geen handleiding voor deze crisis en wat u moet doen om terug te keren naar kantoor. Maar uw medewerkers om hun input vragen, is een prima begin.

Op zoek naar meer hulpbronnen waarmee uw organisatie in contact kan blijven met werknemers, klanten en studenten tijdens de coronacrisis? Ga dan naar www.surveymonkey.com/coronavirus. Hier vindt u meer informatie over onze oplossingen voor bedrijven waarmee u uw medewerkers op afstand kunt begeleiden en hun gezondheid kunt volgen.