Maar uitgebreid onderzoek toont aan dat we in het algemeen niet productief zijn. Uit een studie van Gallup bleek dat slechts 33% van de werknemers betrokken is bij hun werk. En hoewel 64% van de werknemers niet vindt dat multitasken slecht is voor hun efficiëntie, is gebleken dat het de productiviteit met tot wel 40% verlaagt.
Als mensen dus denken dat ze productief zijn (terwijl dat niet het geval is), kunnen ze hun doelen niet bereiken. Hoe kunnen werknemers dit veranderen?
Om dit te weten te komen, vroegen we 485 werknemers op SurveyMonkey Audience naar hun productiviteit en welke factoren een positieve en negatieve invloed hebben. Dit zijn we te weten gekomen:
Wat wilt u graag weten?
Test met SurveyMonkey Audience uw ideeën bij de doelmarkt.
Richt u op de juiste activiteiten
Mensen grijpen van alles aan om hun productiviteit te verbeteren... maar de resultaten laten vaak te wensen over. Bijna een derde van de professionals eet bijvoorbeeld snacks om productiever te zijn (32%), maar minder dan 3% denkt ook echt dat dit hun productiviteit het meeste helpt.
In plaats van naar oude gewoontes terug te grijpen, kunt u zich beter richten op gedrag dat uw efficiëntie echt een boost geeft. Een paar voorbeelden:
- Maak to-do-lijstjes. Voor meer dan 20% van de werknemers is dit de belangrijkste bijdrage aan hun productiviteit. Misschien hebt u hier dus ook baat bij. Met to-do-lijstjes vergeet u geen taken meer en weet u meteen welke het eerste gedaan moeten worden.
- Luister naar muziek. Heeft klassieke muziek een ontspannende werking? Komt u in een flow met elektronische muziek? Ondanks dat minder dan de helft van de werknemers naar muziek luistert (45%), is gebleken dat dit zorgen en stress vermindert.
- Raak 's avonds niet afgeleid en ga vroeg naar bed. Als u goed uitgerust bent, heeft dat veel invloed op uw productiviteit. Wanneer slaapt u genoeg? De meeste medewerkers hebben ten minste zeven uur nodig om zich de volgende dag productief te voelen. Maar uit ons onderzoek is gebleken dat meer dan de helft van de mensen daar niet aan toekomt.
Afleidingen signaleren en hun impact beperken
Sommige afleidingen zijn leeftijdsgebonden. Millennials zijn bijvoorbeeld veel sneller dan andere generaties afgeleid door sociale media. En oudere werknemers (45-60 jaar) raken iets vaker afgeleid door communicatietools op de werkplek.
Andere afleidingen zijn algemener. Hieronder staan drie veelvoorkomende afleidingen voor mensen van alle leeftijden, samen met wat ideeën om ze te vermijden:
- Praatgrage collega’s die u van het werk afhouden. Ongeveer 45% van de werknemers zegt dat ze worden afgeleid door hun collega’s. Dit is geen verrassing, omdat door de opkomst van kantoortuinen (70% van de Amerikaanse organisaties gebruikt ze) het contact tussen collega's gemakkelijker is geworden.
U wilt natuurlijk niet onbeleefd of afstandelijk overkomen, maar u moet wel uw werk gedaan krijgen. Zo hebt u minder last van uw luidruchtige buren:
- Zoek een rustig plekje op uw kantoor. Meer dan de helft van hoogpresterende werknemers snakt naar rust: hierdoor kunnen ze zich concentreren en meer meer gedaan krijgen.
- Draag een koptelefoon. Die blokkeert niet alleen het geluid van buitenaf, maar laat collega's ook zien dat u druk bezig bent.
- Zie gesprekjes tussendoor als een korte adempauze. Door even te stoppen met werken kunt u zich beter concentreren.
2. Vergaderingen waar u niets aan hebt. Bijna driekwart (71%) van de senior managers geeft toe dat vergaderingen vaak niet productief zijn, terwijl 65% zelfs zegt dat ze door vergaderingen hun werk niet gedaan krijgen.
Natuurlijk zijn vergaderingen onvermijdelijk en vaak erg belangrijk. Maar niet alle vergaderingen zijn nodig en vaak kunnen ze ook een stuk korter:
- Vraag de organisator om van tevoren een agenda op te stellen. Zo blijft uw team geconcentreerd tijdens de tijd die ervoor staat en kunnen collega's ook zien of ze de vergadering kunnen overslaan.
- Kies bij elke vergadering iemand die de tijd bijhoudt. Deze medewerker zorgt ervoor dat de vergadering op tijd begint (en eindigt).
- Verzend na een langere of periodieke vergadering een eenvoudige enquête. Met de feedback kan de organisator kijken of de vergadering de volgende keer korter kan.
3. Onduidelijke werkverwachtingen. Maar ongeveer de helft van de werknemers weet wat er van ze wordt verwacht op het werk.
Natuurlijk is uw manager voor een groot deel verantwoordelijk voor dit probleem. Maar u kunt zelf ook iets doen om onduidelijkheid weg te nemen:
- Tijdens gesprekken met uw manager kunt u vragen stellen als 'Hoe draagt mijn werk bij aan de doelen van het bedrijf?' en 'Hoe kan ik de samenwerking met mijn team verbeteren?'. Zo kunt u taken beter organiseren en effectiever samenwerken.
- Stel voor een opdracht een aanpak voor en vraag uw manager wat hij hiervan vindt. Zo krijgt u waarschijnlijk specifiekere aanwijzingen.
- Als u liever niet met uw manager overlegt, kunt u eerlijk en anoniem feedback geven in een werknemersenquête. Vraag uw HR-afdeling om de verwachtingen en prestaties van werknemers met enquêtes te verbeteren.
Het valt niet mee om productief te zijn met al die afleidingen. Gelukkig kunt u wel het heft in eigen hand nemen. Leer de afleidingen te herkennen en zet dan stappen om hun impact tot een minimum te beperken.
Dus stroop de mouwen op met deze nieuwe tools om u beter te concentreren!
