SurveyMonkey Global: Privacymelding over gegevens van sollicitanten en kandidaten

Deze privacymelding ('Melding') van SurveyMonkey Global over de gegevens van sollicitanten en kandidaten wordt verstrekt om u te laten weten welke Persoonlijke gegevens SurveyMonkey¹ ('wij, we, ons, onze') van u kan hebben en hoe wij die gegevens gebruiken.

SurveyMonkey respecteert het fundamentele belang van privacy, beveiliging en bescherming van gegevens. Als wereldwijd bedrijf dat deze principes hoge prioriteit geeft, zetten wij ons in om op verantwoorde, transparante wijze en in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming met uw persoonlijke informatie om te gaan.

Hieronder vindt u meer informatie over ons gebruik van uw Persoonlijke gegevens. Wanneer wij denken dat dit relevant en gepast is, kunnen wij u van meer informatie voorzien wanneer wij uw persoonlijke informatie verzamelen.

Toepassingsgebied

Deze kennisgeving geldt voor u omdat u overweegt te solliciteren, omdat u hebt gesolliciteerd om bij ons te komen werken of omdat ons talentteam uw gegevens heeft verzameld en geïnteresseerd is in uw kwalificaties. Deze is van toepassing op alle Persoonlijke gegevens die door ons verzameld, onderhouden, overgedragen, opgeslagen, bewaard of anderszins gebruikt (d.w.z. verwerkt) worden.

Deze is ook van toepassing op derden van wie u informatie aan ons verstrekt (bijv. werkreferenties) en u dient deze Melding met die mensen te delen. Deze Melding is niet van toepassing op gegevens die wij over u verzamelen in uw rol als bezoeker van onze website of gebruiker van onze diensten. Wanneer u in die rol contact met ons hebt, is de Privacymelding van SurveyMonkey van toepassing.

Deze Melding maakt geen deel uit van een aanbod of arbeidsovereenkomst en creëert geen contractuele relatie tussen u en ons.

Wat zijn Persoonlijke gegevens?

'Persoonlijke gegevens' zijn alle gegevens met betrekking tot een levende persoon die direct aan de hand van die gegevens of indirect in combinatie met andere informatie geïdentificeerd kan worden. Wij kunnen enkele of alle van de hieronder vermelde categorieën Persoonlijke gegevens van u in bezit hebben. Wij verzamelen dergelijke informatie rechtstreeks van u of (indien van toepassing) van een andere persoon of entiteit, zoals een uitzendbureau of adviesbureau, aanbieder van antecedentenonderzoek of andere verwijzingsbronnen (in overeenstemming met uw nationale wet- en regelgeving).

Persoonlijk: identificatiegegevens zoals een naam, postadres, online identificatiecode, e-mailadres;
Beschermde classificaties, zoals nationaliteit;
Professionele of werkgerelateerde informatie, inclusief curriculum vitae, sollicitatiebrief en/of sollicitatieformulier, eerdere werkervaring, referenties van eerdere werkgevers, selectie- en verificatiegegevens, onderwijsgegevens, professionele transcripten, professionele certificeringen, speciale vaardigheden, taalvaardigheden, lidmaatschappen van commissies of andere organen;
Geluidsopnamen, zoals opnamen van sollicitaties/sollicitatienotities;
Gebouw- en IT-toegang, met inbegrip van informatie die nodig is om toegang te krijgen tot kantoorlocaties en informatie over uw verbinding met onze netwerken terwijl u zich op ons terrein bevindt;
Algemene correspondentie/ontmoetingen met betrekking tot de wervingsprocedure;
Financieel: salaris en financiën, inclusief het betalen van overeengekomen toepasselijke onkosten in verband met de wervingsprocedure, waaronder (eventuele) reiskosten;
Mensen met een beperking: eventuele aanpassingen die nodig zijn voor sollicitaties in verband met mensen met een beperking;
Overige informatie waarmee u direct of indirect geïdentificeerd kunt worden (zoals visumstatus, geslacht, geboortedatum) en openbaar beschikbare informatie (zoals openbaar beschikbare informatie op sociale-mediaprofielen);
Gevoelige persoonlijke informatie, waaronder rijbewijsinformatie en ras (alleen Amerikaanse kandidaten).

Doel en grondslag voor verwerking

Wij kunnen door u verstrekte Persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden bewaren, verwerken en openbaar maken:

Persoonlijke gegevens	Bron	Doel	Grondslag
Contactgegevens (inclusief naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres enz.) Kwalificatiegegevens (bijv. cv, opleidingsinformatie, werkervaring, informatie met betrekking tot vaardigheden, publicaties of presentaties, professionele transcripten, lidmaatschappen van instanties of commissies enz.) Sollicitatie-informatie Identificatie-informatie (bijv. paspoort, geboortedatum, visumstatus) Alle andere gegevens die u aan ons verstrekt	Uzelf Openbaar beschikbare bronnen, zoals websites waarop u dergelijke informatie openbaar hebt gemaakt Derden zoals referenties, wervingsbedrijven of bureaus voor antecedentenonderzoek	U voorzien van gebouw- en IT-toegang Werving/aanstelling, inclusief het verwerken en volgen van uw sollicitatie, het beoordelen van uw sollicitatie Salaris en financiën, inclusief het betalen van overeengekomen toepasselijke onkosten in verband met de wervingsprocedure, waaronder (eventuele) reiskosten Indienstneming voor een specifieke vacature, evenals voor vacatures die in de toekomst beschikbaar kunnen komen, afhankelijk van uw toestemming Interne analyse van informatie over sollicitanten om inzicht te krijgen in de sollicitanten die bij ons willen werken, om onze wervingsprocedure te verbeteren, voor ethische en nalevingsrapportage en om de veiligheid van ons en onze werknemers te beheren Incidenteel gebruik van informatie over sollicitanten voor juridische doeleinden, zoals bij het aanvechten van onze wervingsbesluiten	Deze verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor ons legitieme zakelijke belang om door u, of namens u, ingediende sollicitaties te verwerken en om ons te helpen bij onze beslissing om u al dan niet in dienst te nemen
Gegevens met betrekking tot geslacht, ras, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, enz.	Uzelf	Bewaking en bevordering van gelijke kansen, waaronder het herzien van de verdeling en werving naar geslacht. Rapportage over ethiek en naleving	Deze verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor ons legitieme zakelijke belang in het beheren van ons bedrijf, met inbegrip van juridische, personeels-, administratieve en managementdoeleinden, en voor de preventie en opsporing van misdaad, op voorwaarde dat ons belang niet zwaarder weegt dan uw belang
Gegevens verzameld in verband met sollicitatiegesprekken en telefonische screenings (inclusief informatie met betrekking tot de sollicitatieprocedure en eventuele resultaten van antecedentenonderzoek, indien van toepassing)	Uzelf Openbaar beschikbare bronnen, zoals websites waar u dergelijke informatie openbaar hebt gemaakt Derden zoals referenties of bureaus voor antecedentenonderzoek	Werving/aanstelling Gezondheid en veiligheid op ons kantoor beheren Ons recht op het verdedigen, reageren of voeren van gerechtelijke procedures uitoefenen Met uw toestemming contact opnemen met referenties Rechtmatig antecedentenonderzoek uitvoeren	Deze verwerking van uw gegevens is voor ons noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen
Werving, identiteitscontrole en algemene informatie over u	Openbaar beschikbare bronnen, zoals websites waar u dergelijke informatie openbaar hebt gemaakt Derden, zoals referenties, recruiters, marktonderzoeksbedrijven, aanbieders van identiteitsverificatie of bureaus voor antecedentenonderzoek	Om uw identiteit en geschiktheid voor een baan te verifiëren	Deze verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor ons legitieme zakelijke belang om ons te helpen bij onze beslissing om u al dan niet in dienst te nemen en om u in overweging te nemen voor functies bij SurveyMonkey.

Wij kunnen Persoonlijke gegevens van andere bronnen van derden in bezit hebben en verwerken voor de volgende doeleinden:

Doel	Grondslag
Informatie die kan worden verkregen van bronnen zoals recruiters, marktonderzoeksbureaus, aanbieders van identiteitsverificatie en informatie die u beschikbaar hebt gesteld via openbaar beschikbare websites Antecedentenonderzoek met betrekking tot beroepsorganisaties enz. (indien wettelijk toegestaan)	Deze verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor ons legitieme zakelijke belang om ons te helpen bij onze beslissing om u al dan niet in dienst te nemen en om u in overweging te nemen voor functies bij SurveyMonkey.
Gegevens verzameld door middel van cookies en andere trackingtechnologie wanneer u navigeert door onze website	Zie de Privacymelding voor onze website

Houd er rekening mee dat u het recht hebt om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonlijke gegevens wanneer die verwerking in ons legitieme belang plaatsvindt. Wij kunnen uw Persoonlijke gegevens samenvoegen/anonimiseren om onze wervingsprocedures te analyseren en te verbeteren, en om ervoor te zorgen dat we onze doelstellingen op het gebied van diversiteit en inclusie halen.

Speciale categorieën Persoonlijke gegevens

Bepaalde categorieën Persoonlijke gegevens worden als 'speciaal' of 'gevoelig' beschouwd, waaronder:

Gegevens over uw lichamelijke of geestelijke gezondheid, zoals informatie over uw lichamelijke of geestelijke gezondheid of toestand. Wij zullen bijvoorbeeld informatie over mensen met een beperking gebruiken om na te gaan of wij tijdens de wervingsprocedure voor aanpassingen moeten zorgen.
Rijbewijsnummer (bijvoorbeeld voor vereist antecedentenonderzoek).
Overige speciale categorieën Persoonlijke gegevens, zoals ras of etnische afkomst; religieuze of soortgelijke overtuigingen; lidmaatschap van een vakbond; het plegen of vermeend plegen van een strafbaar feit; en procedures voor strafbare feiten die zijn gepleegd of vermeend zijn gepleegd, de uitspraak in die procedures, of het vonnis van een rechtbank in die procedures.

Wij verwerken dergelijke gegevens alleen onder de arbeidswetgeving of voor de beoordeling van uw arbeidsgeschiktheid wanneer dit noodzakelijk is en om specifieke rechten van SurveyMonkey of van een toekomstige werknemer te handhaven. Deze informatie kan worden gebruikt om ons te helpen de naleving van de wetgeving inzake gelijke kansen te controleren, samen met aanpassingen die nodig zijn voor sollicitaties in verband met mensen met een beperking. Bij de meeste sollicitaties zal dit waarschijnlijk niet van toepassing zijn, maar mocht dit nodig zijn, dan zullen wij deze gegevens met de grootst mogelijke zorg behandelen. SurveyMonkey gebruikt of maakt geen gevoelige persoonlijke informatie openbaar voor andere doeleinden dan doeleinden waarvoor u zich kunt uitschrijven onder de California Consumer Privacy Act van 2018 ('CCPA').

Wij verwerken alleen gegevens met betrekking tot uw strafrechtelijke veroordelingen of betrokkenheid bij strafrechtelijke procedures wanneer dit wettelijk is toegestaan, of wanneer deze vrijwillig door u zijn verstrekt.

Toestemming

In principe zijn wij niet afhankelijk van uw toestemming voor het gebruik van gegevens. Wij kunnen echter van tijd tot tijd uw toestemming vragen om (i) uw Persoonlijke gegevens voor een specifiek doel te gebruiken (inclusief om u in aanmerking te nemen voor toekomstige vacatures binnen SurveyMonkey of om wervingsevenementen bij te wonen); en/of (ii) uw Persoonlijke gegevens te verwerken (inclusief 'speciale' of 'gevoelige' gegevens) om uw vitale belangen of de belangen van een ander te beschermen. Als wij dit doen, geven wij u alle informatie over de gegevens die wij willen gebruiken en de reden waarom wij deze willen gebruiken, evenals het feit dat u uw toestemming op elk moment kunt intrekken en hoe u dat kunt doen. Als u uw toestemming intrekt, zullen wij uw sollicitatie niet langer verwerken en zullen wij, met inachtneming van ons bewaarbeleid, uw Persoonlijke gegevens veilig verwijderen.

Als u ons uw Persoonlijke gegevens niet verstrekt

Als u ons bepaalde Persoonlijke gegevens niet verstrekt, zijn wij mogelijk niet in staat om uw sollicitatie te verwerken of uw geschiktheid voor een bepaalde functie te beoordelen, om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of om ons bedrijf te beheren.

Beveiliging en opslag van Persoonlijke gegevens

Wij slaan uw Persoonlijke gegevens beveiligd op in een gecentraliseerde database en binnen bepaalde vertrouwde tools van derden, met gecontroleerde toegang tot deze locaties. Toegang tot Persoonlijke gegevens (inclusief speciale gegevens) in zowel elektronische als papieren vorm is beperkt tot leden van de HR-afdeling en werknemers die een legitieme en te rechtvaardigen reden hebben om dergelijke gegevens in te zien.

Ontvangers van uw Persoonlijke gegevens

Wij kunnen uw Persoonlijke gegevens openbaar maken aan een Groepsbedrijf² waaronder, zonder beperking, om de volgende redenen: om wereldwijde processen uit te voeren, groepsbrede rapportage uit te voeren of beslissingen te nemen over indienstneming of promotie. Van tijd tot tijd kunnen wij genoodzaakt zijn Persoonlijke gegevens openbaar te maken aan derden of agenten, waaronder, zonder beperking, de volgende:

Leveranciers, om te helpen bij de administratie, de verwerking en het beheer van bepaalde activiteiten met betrekking tot toekomstige werknemers;
Personen of bedrijven die door SurveyMonkey in dienst worden genomen om specifieke diensten, functies of advieswerkzaamheden uit te voeren, met inbegrip van externe referentiebureaus en andere financiële instellingen;
Familieleden of wettelijke vertegenwoordigers van toekomstige werknemers;

Regelgevende instanties of andere partijen waaraan wij wettelijk verplicht zijn informatie openbaar te maken, met inbegrip van de Workplace Relations Commission, relevante overheidsdiensten of -agentschappen, rechtbanken en door de rechtbank aangewezen personen;
Juristen en artsen;
Overig SurveyMonkey-personeel (met inbegrip van personeel van filialen en dochterondernemingen) dat betrokken is bij de wervings- en indienstnemingsprocedure;
Voor geschillendoeleinden: om juridisch advies in te winnen van onze externe advocaten of in verband met geschillen met een derde partij;
Artsen (op uw verzoek), bijvoorbeeld met betrekking tot aanpassingen in verband met mensen met een beperking; en

Potentiële of werkelijke kopers of bieders van SurveyMonkey.

Wij zullen u van tevoren informeren, voor zover wettelijk toegestaan, als wij uw Persoonlijke gegevens verder willen verwerken of openbaar maken voor een ander doel of aan een andere partij dan hierboven vermeld. Wij nemen alle redelijke stappen, zoals vereist door de wet, om de veiligheid, privacy en integriteit van dergelijke gegevens en informatie te waarborgen en sluiten hiervoor, indien van toepassing, contracten af met dergelijke derden.

Overdracht van Persoonlijke gegevens buiten de EER

De Persoonlijke gegevens die wij van u verzamelen, kunnen worden overgedragen en opgeslagen binnen of buiten de Europese Economische Ruimte ('EER') voor de hierboven beschreven doeleinden, inclusief door personeel dat voor ons werkt of voor een van onze externe leveranciers die namens ons optreden. Wij zullen passende voorzorgsmaatregelen nemen om de privacy en integriteit van uw Persoonlijke gegevens in dergelijke situaties te beschermen.

Gegevens bewaren

Gegevens worden zo lang bewaard als nodig is om te voldoen aan het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en gebruikt, tenzij een langere periode vereist is voor onze wettelijke verplichtingen of in verband met een rechtsvordering.

Bij Europese kandidaten bewaren we uw gegevens tot één jaar nadat het sollicitatieproces is voltooid, behalve wanneer u ermee instemt dat we deze langer bewaren om in overweging te nemen voor toekomstige functies. We bewaren uw gegevens ook langer als we wettelijk of contractueel verplicht zijn om deze voor een langere periode te bewaren (bijvoorbeeld als u in dienst bent van SurveyMonkey).

Bij niet-Europese kandidaten bewaren we uw gegevens tot vijf jaar nadat het sollicitatieproces is voltooid, behalve wanneer u ermee instemt dat we deze langer bewaren om u in overweging te nemen voor toekomstige functies. We bewaren uw gegevens ook langer als we wettelijk of contractueel verplicht zijn om deze voor een langere periode te bewaren (bijvoorbeeld als u in dienst bent van SurveyMonkey).

Uw gegevensrechten

Als lokale wetgeving u van deze rechten voorziet, beschikt u over verschillende rechten met betrekking tot uw Persoonlijke gegevens. U kunt het recht hebben om:

toegang te krijgen tot een kopie van uw Persoonlijke gegevens die SurveyMonkey in bezit heeft;
te verzoeken om rectificatie van uw Persoonlijke gegevens indien deze onnauwkeurig of onvolledig zijn;

te verzoeken om uw Persoonlijke gegevens in bepaalde situaties te wissen;
ons gebruik van uw Persoonlijke gegevens in bepaalde situaties te beperken;
Persoonlijke gegevens die geautomatiseerd zijn in bepaalde situaties te verplaatsen (of over te dragen);
bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonlijke gegevens wanneer onze rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens in ons legitiem belang is;
niet onderworpen te worden aan een beslissing op basis van geautomatiseerde verwerking van uw Persoonlijke gegevens, inclusief profilering die wettelijke of vergelijkbare significante gevolgen heeft;

de toestemming te allen tijde in te trekken zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van de verwerking van uw Persoonlijke gegevens op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken;
niet discriminerend behandeld te worden voor de uitoefening van deze rechten; en
een klacht in te dienen bij het bureau van de commissaris voor gegevensbescherming (of een andere relevante toezichthoudende autoriteit in uw rechtsgebied).

Deze rechten worden in bepaalde situaties echter mogelijk niet uitgeoefend (bijv. om te voldoen aan een wettelijke verplichting of in verband met een rechtsvordering). Als u deze rechten wilt uitoefenen of een gemachtigde wilt aanwijzen om dit namens u te doen, neemt u contact op met onze HR-afdeling. Wij kunnen om een identificatiebewijs vragen om uw verzoek te verifiëren.

Wij 'verkopen' en 'delen' uw Persoonlijke gegevens niet en het is ons in het bijzonder niet bekend dat wij Persoonlijke gegevens van kandidaten jonger dan 16 jaar 'verkopen' en 'delen', zoals de termen 'verkopen' en 'delen' in de CCPA worden gedefinieerd.

Aanvullende informatie

Als u meer verduidelijking over deze Melding wilt, kunt u contact opnemen via

hr-privacy@surveymonkey.com.

De privacymelding van SurveyMonkey Global over de gegevens van sollicitanten en kandidaten kan te allen tijde worden bijgewerkt. Wij kunnen u op de hoogte brengen als er wezenlijke veranderingen zijn in de manier waarop wij met uw Persoonlijke gegevens omgaan. U erkent dat u een exemplaar van de privacymelding van SurveyMonkey Global over de gegevens van sollicitanten en kandidaten hebt ontvangen en dat u de inhoud ervan begrijpt en ermee akkoord gaat.

¹ SurveyMonkey kan verwijzen naar SurveyMonkey Inc. of een ander(e) filiaal/dochteronderneming van SurveyMonkey dat/die personeel in dienst neemt.

² In het kader van deze Melding betekent 'Groepsbedrijf' een bedrijf dat een dochteronderneming of houdstermaatschappij van SurveyMonkey is of van tijd tot tijd een dochteronderneming van een dergelijke houdstermaatschappij (en voor dit doel hebben 'Dochteronderneming' en 'Houdstermaatschappij' de betekenis die hieraan respectievelijk in artikel 7 en 8 van de Companies Act 2014 is gegeven).