Uw software voor projectmanagement optimaal benutten met enquêtes en quizzen

Welke rol u ook hebt in een project, de kans is vrij groot dat u software voor projectmanagement gebruikt.

Voor een optimaal projectmanagementproces is het essentieel dat uw team de software effectief kan gebruiken. Maar hoe regelt u dat? En als het niet effectief gebeurt, hoe kunt u dit dan verbeteren?

Met enquêtes en quizzen.

Voordat we het hebben over de rol van quizzen en enquêtes, kijken we eerst naar wat software voor projectmanagement is en hoe het binnen een organisatie wordt gebruikt.

Overzicht van software voor projectmanagement

Met software voor projectmanagement kunnen werknemers afzonderlijke projecten organiseren, plannen en uitvoeren. Ze kunnen de deliverables en tijdlijnen voor elk project definiëren en taken toewijzen aan de relevante belanghebbenden. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor samenwerking en communicatie tussen stakeholders.

De praktijkvoorbeelden van deze software variëren per werknemer en functieniveau. Dit zijn de vuistregels:

  • Werknemers met een leidinggevende functie hebben een bredere kijk op projecten

Ze maken en analyseren bijvoorbeeld rapporten over de projecten waaraan wordt gewerkt. Zo weten ze wie waaraan werkt en in welke mate de projecten zijn afgestemd op de doelen van het bedrijf.

  • Werknemers zonder leidinggevende functie werken meestal aan hun eigen projecten

Projectleden houden zich vaak bezig met vragen als 'Wanneer moet het project worden opgeleverd?', 'Wat is de volgende fase van het project?' en 'Op welke projecten moet ik me nu richten?' om te weten waar ze hun tijd en energie in moeten steken.

  • Werknemers die het gebruik van de software door het team aansturen

Deze werknemers hebben meestal een operationele functie. Ze controleren onder andere of projecten op de juiste wijze worden beheerd, op tijd worden uitgevoerd en of werknemers op tijd de relevante softwaretraining krijgen.

Omdat projectmanagement voor veel bedrijven en werknemers een absolute noodzaak is, zijn er een overvloed aan softwareplatforms voor projectmanagement op de markt. Populaire opties zijn onder meer Trello, Jira, Basecamp en Microsoft Project.

Met enquêtes zoekt u naar praktijkvoorbeelden en verbeterpunten

Hoe gebruiken uw werknemers de software voor projectmanagement?

Vraag het ze gewoon in een enquête! We geven u nog een paar relevante vragen die u kunt gebruiken:

  • Waarom gebruikt u onze software voor projectmanagement?
  • Hoe vaak gebruikt u onze software voor projectmanagement ongeveer?

De antwoorden op deze vragen laten zien wat de software uw werknemers oplevert en in welke mate. Maar ze geven ook aan waar de software onvoldoende wordt gebruikt omdat de onderdelen misschien niet erg zinvol zijn of omdat uw werknemers niet zo goed overweg kunnen met de software.

Met een enquête ontdekt u ook hoe uw software voor projectmanagement meer waarde kan opleveren voor uw team. Werknemers vinden het misschien niet prettig om persoonlijk hun mening kenbaar te maken. Maar met een enquête (en anonieme reacties) hebben ze een platform waar ze doordachte en duidelijke antwoorden kunnen geven.

Een paar vragen die u zou kunnen stellen:

  • Op welke van de volgende onderdelen moet uw software voor projectmanagement worden verbeterd?
  • Op welke (nieuwe) manieren zou u onze software voor projectmanagement willen gebruiken?
  • Over welke van de volgende onderwerpen zou u training willen krijgen om onze software voor projectmanagement beter te kunnen gebruiken?

Neem ook ten minste één open vraag op. U wordt misschien verrast door de reacties van uw werknemers en kunt zo betere beslissingen nemen.

Quizzen helpen bij de training en laten zien waar kennis ontbreekt

Quizzen vertellen u hoe goed uw werknemers de software kennen en geven aan waar meer training gewenst is.

In de eerste stap bij de implementatie van quizzen verdeelt u uw werknemers op basis van hun functie. Daarna ontwikkelt u een set gemakkelijke, gemiddelde en moeilijke vragen voor iedere functie.

U hebt bijvoorbeeld werknemers zonder leidinggevende functie die de software gebruiken om hun projecten te beheren. Deze werknemers moeten het volgende kunnen:

  • Een ticket maken (gemakkelijk)
  • Een rapport maken (gemiddeld)
  • Een aangepast dashboard maken (moeilijk)

Denk aan de volgende tips als u de quiz ontwerpt en de resultaten analyseert:

  1. Wijs een hoger gewicht toe aan vragen over cruciale onderwerpen of onderwerpen die er qua moeilijkheid bovenuit springen. Zo geven uw definitieve scores beter aan hoe vaardig werknemers zijn met de software.
  2. Als een respondent een vraag onjuist beantwoordt, kunt u aangepaste feedback geven die niet alleen het juiste antwoord aangeeft, maar ook uitlegt waarom dit het goede antwoord is. Zo kunnen uw werknemers ervan leren en beter worden.

3) Kijk welke vragen het vaakst onjuist werden beantwoord. Bestudeer vervolgens welke foute antwoorden het vaakst werden gekozen. Met deze inzichten kunt u de training van uw team aanpassen.

Op zoek naar een eenvoudige quiz voor uw werknemers? Wilt u de bovenstaande tips gebruiken? Probeer onze online tool voor quizzen. →

Uw software voor projectmanagement is cruciaal om ervoor te zorgen dat uw organisatie haar doelen bereikt. Voor een zo hoog mogelijk rendement kijkt u goed hoe de software wordt gebruikt, waar het minder nuttig is en hoe werknemers het meest kunnen profiteren van training. Quizzen en enquêtes geven u het inzicht waarmee u deze punten kunt aanpakken.

Kijk eens hoe SurveyMonkey uw nieuwsgierigheid kan bevredigen