Evaluatiegesprek: voordelen, tips en voorbeelden

Een evaluatiegesprek, ook wel een functioneringsgesprek genoemd, dient regelmatig plaats te vinden tussen een werknemer en de directe manager tijdens het dienstverband bij een bedrijf. Sommige bedrijven gebruiken maandelijkse evaluatiegesprekken om voortgang te meten, terwijl andere kiezen voor een jaarlijkse beoordelingsstructuur.

In dit artikel bespreken we de voordelen van evaluatiegesprekken, beschrijven we hoe u deze effectief kunt inzetten en tonen we hoe bedrijven hun prestaties verbeteren met het functioneringsfeedbackproces. 

Met regelmatige evaluatiegesprekken kunnen HR-teams achterhalen hoe werknemers presteren, of ze zich gesteund voelen in hun functie en hoe ze hun loopbaanontwikkeling kunnen ondersteunen. Een evaluatiegesprek is niet alleen een goede gelegenheid om functioneren en prestaties te bespreken, maar kan ook helpen om de loopbaan van een werknemer vorm te geven. Bovendien kan het bijdragen aan een hoge mate van werktevredenheid.

Evaluatiegesprekken zijn ook de perfecte manier om werknemers te erkennen. Managers krijgen zo de kans om het belangrijke werk van werknemers en de impact ervan op het bedrijf te benadrukken.

Evaluatiegesprekken kennen verschillende voordelen:

Over de hele linie dragen evaluatiegesprekken bij aan een productieve, ondersteunende en aangename werkplek.

Verder lezen: Waarom werknemers meer training willen en hoe werkgevers hier niet aan voldoen

Evaluatiegesprekken bieden werknemers tal van voordelen, maar een gebrekkige uitvoering ervan kan leiden tot negatieve ervaringen die juist weerstand bij hen oproepen.

Hier volgen enkele stappen die u kunt volgen voor goede evaluatiegesprekken: 

Voordat u begint met een evaluatiegesprek, is het altijd een goed idee om uw werknemers te raadplegen en te vragen hoe ze denken over hun recente prestaties en functioneren. Met zelfbeoordelingen krijgt u een beter inzicht vanuit het werknemersperspectief. 

Stuur een zelfbeoordelingsformulier voor werknemers uit, met vragen als:

Op een zelfbeoordelingsformulier kunnen werknemers eerlijk hun gedachten delen over hun prestaties en over eventuele factoren die misschien tijdens de beoordelingsperiode van invloed zijn geweest op hun prestaties. Via vragen waarmee u achterhaalt of een werknemer zich al dan niet gesteund voelt door uw organisatie, krijgt u inzicht in hun recente prestaties en functioneren.

Via zelfbeoordelingen kunnen werknemers bovendien specifieke trainingsmogelijkheden die ze interesseren of ontwikkelingsbehoeften die ze misschien hebben, delen met hun managers of beoordelaar. 

Verder lezen: Belangrijkste vragen voor zelfbeoordelingen van werknemers: voorbeelden en tips.

Managers maken of breken een evaluatiegesprek met een werknemer. Een goed getrainde manager voert de evaluatie zo uit dat werknemersfeedback wordt gedeeld zonder kritiek of neerbuigende houding ten aanzien van de werknemer. 

Manager zijn, vereist een flinke dosis empathie en tact. Door middel van training krijgen managers de benodigde vaardigheden om vitale en gevoelige informatie op een constructieve manier met de werknemer te delen. Als een werknemer een tijd niet goed functioneert, moet een manager kunnen bijdragen aan een oplossing en de werknemer ondersteunen tijdens een verbeteringsplan in plaats van deze van streek te maken. 

Voor managers die nieuw in het bedrijf of in de functie zijn, is een training gericht op evaluatiegesprekken altijd belangrijk. Managers moeten weten hoe ze een beoordeling verzorgen die voldoet aan het beleid, de richtlijnen en de waarden van het bedrijf. 

Stuur managers na de training een enquête. U kunt zo de doeltreffendheid van de sessies meten en verbeteringsgebieden in kaart brengen. 

Het opstellen van een evaluatierapport is een belangrijk onderdeel van de procedure. Hoewel het een-op-eengesprek het belangrijkste onderdeel van de evaluatie is, kan een document nuttig zijn voor de administratie van werknemers en managers en om veranderingen in de loop van de tijd bij te houden. 

U hoeft niet bij het begin te beginnen als u een evaluatierapport opstelt. Vooraf gedefinieerde sjablonen vereenvoudigen de beoordelingsprocedure en maken de prestatiebeoordelingen gemakkelijk. U kunt ook enquêtes voor prestatiebeoordeling gebruiken om de belangrijkste aspecten te identificeren die u wilt opnemen in uw beoordeling.

Meestal is het gewenst om een personeelsbeoordeling op te splitsen in de volgende gebieden:

Voor enkele gebieden van uw beoordelingsrapport is informatie van de werknemer zelf nodig. Dat is waar hun zelfbeoordeling om de hoek komt kijken. 

In een enquête voor 360-graden evaluatie van werknemers krijgen collega's de mogelijkheid om feedback te geven aan hun teamleden. Deze enquêtes werken op verschillende hiërarchische niveaus. Werknemers kunnen zo feedback geven aan hun managers en vice versa. Bij een 360-graden evaluatie wordt alles gemeten, van samenwerking en teamwerk tot productiviteit en houding op het werk.

Met de gegevens van een dergelijke werknemersevaluatie krijgt u een compleet beeld van een werknemer. Wanneer u gegevens van slechts één manager verzamelt, kan de persoonlijke mening van deze persoon de gegevens vertekenen. Dit kan een te positieve of een gebrekkige beoordeling tot gevolg hebben. Als u alle betrokken teamleden om hun mening vraagt, krijgt u een eerlijker en completer beeld van een werknemer.

Gebruik ook andere feedbackformulieren voor werknemers om u te helpen de best mogelijke personeelsbeoordelingen op te stellen.

Verdre lezen: Een doeltreffende cultuur voor werknemersfeedback opbouwen

Werknemersfeedback hangt nauw samen met functioneren, tevredenheid en personeelsverloop. Als uw bedrijf investeert in een feedbackcultuur die regelmatig beoordelingen deelt met werknemers, bouwt u een sterk fundament op voor al uw personeel.

Met SurveyMonkey kunt u snel gegevens verzamelen, werknemers de mogelijkheid bieden hun mening te geven en uw procedure voor prestatiebeheer in de loop van de tijd transformeren.