Met exitgesprekken probeert u inzicht te krijgen in waarom een werknemer vertrekt en hoe u dit had kunnen voorkomen. Hoewel exitgesprekken een doel kunnen hebben, helpen ze meestal niet om werknemers te behouden.

In plaats daarvan kunt u periodieke voortgangsgesprekken houden om beter te doorgronden hoe gewaardeerde werknemers hun baan en uw bedrijf zien, voordat ze hun lunchpauze gaan besteden aan het sturen van cv's naar concurrenten.

Voortgangsgesprekken tonen uw werknemers dat u hun inbreng en bijdragen op prijs stelt. Voortgangsgesprekken kunnen een belangrijk hulpmiddel zijn bij het voorkomen van personeelsverloop.

De kosten van een groot personeelsverloop kunnen zich vertalen in een verlies aan winstgevendheid, een laag moreel op de werkplek en een verslechterende productkwaliteit. Voortgangsgesprekken kunnen helpen het tij te keren, nuttige inzichten bieden om werknemers vast te houden en van uw bedrijf een betere werkplek maken.

De kosten en inefficiëntie van het in aannemen en opleiden van nieuwe krachten kunnen van invloed zijn op het verloop en de productiviteit en de moraal van werknemers aantasten. Na verloop van tijd kan een groot verloop leiden tot:

Klanten en consumenten zijn bovendien niet van gisteren. Sommigen laten bedrijven liever links liggen als ze elke paar maanden een nieuwe medewerker aan hun account toegewezen krijgen, niet de expertise ontvangen tijdens een gesprek met de klantenservice, of als ze merken dat de werknemers met wie ze praten, ongelukkig zijn. Kortom, werknemers vormen het meest waardevolle bezit waartoe een bedrijf toegang heeft. Verspeel ze niet door ze slecht te behandelen. 

Voortgangsgesprekken zijn een nuttige strategie om deze potentiële risico's buiten de deur te houden. Met voortgangsgesprekken bouwen managers een band op met hun teamleden. Ze krijgen een beter beeld van wat ze denken en de kwesties die mogelijk impact hebben op hun productiviteit, moraal en toewijding aan uw organisatie.

Voortgangsgesprekken zijn gesprekken waarmee managers in kaart willen brengen waarom werknemers blijven en onder welke omstandigheden ze eventueel zouden vertrekken. Tijdens een effectief voortgangsgesprek stellen managers gestructureerde standaardvragen in een alledaagse, ontspannen setting.

De meeste voortgangsgesprekken duren ongeveer een half uur en worden twee tot drie keer per jaar gehouden. En hoewel het maar weinig tijd kost, is het potentiële rendement aanzienlijk. U krijgt inzicht in welke factoren ervoor zorgen dat uw werknemers willen blijven en in welke problemen ertoe kunnen leiden dat ze eventueel vertrekken.

Deze incheckmomenten zijn vooral waardevol bij werknemers die goed presteren, ruim voordat ze serieus overwegen een andere weg in te slaan. U kunt ze om feedback vragen over waarom ze bij u blijven en hoe ze verleid kunnen worden om bij iemand anders aan de slag te gaan.

Als u inzicht hebt in de belangrijkste drijfveren van uw toppresteerders, kunt u ze de juiste beloning bieden om ze bij uw bedrijf te houden. Gallup meldt bijvoorbeeld dat 64% van de werknemers een betere balans tussen werk en privéleven zoekt. Voorkom dat ze daarvoor naar een ander bedrijf gaan. U kunt bijvoorbeeld reorganiseren om uw beste werknemers meer vrijheid te geven. Voortgangsgesprekken wijzen u de juiste richting voor het stimuleren van de betrokkenheid van medewerkers en het verminderen van verloop.

Voortgangsgesprekken zijn positief voor uw bedrijf én uw medewerkers.

Het feit dat u deze gesprekken voert, is een duidelijk teken aan uw werknemers dat hun stem telt: ze kunnen hun zorgen doorgeven en aangeven wat er juist wel goed gaat.

Voortgangsgesprekken kunnen u helpen om vroege waarschuwingstekens te herkennen die tot een hoger personeelsverloop kunnen leiden. Dat is vooral handig om trends onder uw goed presterende werknemers te vinden. Zo hebt u de tijd en redenen om zinvolle veranderingen aan te brengen, waarmee u toont dat u rekening houdt met de zorgen van werknemers, terwijl u tegelijk voorkomt dat uw beste werknemers op grote schaal vertrekken.

Het is moeilijk om de rol van voortgangsgesprekken precies te becijferen bij het behoud van uw beste medewerkers en het verminderen van uw personeelsverloop. Keer op keer is uit onderzoek gebleken dat bedrijven met een hoge betrokkenheid van allerlei voordelen genieten, zoals een sterkere retentie, een hogere tevredenheid van het personeel, een betere winstgevendheid en ROI.

Als u doeltreffende voortgangsgesprekken wilt voeren, moet u een duidelijk proces opstellen dat voor alle werknemers begrijpelijk is. Aangezien het doel van een voortgangsgesprek is om informatie te verzamelen die u kunt gebruiken om de tevredenheid van werknemers te verbeteren, moet u ze van tevoren op de hoogte stellen, zodat ze met ideeën kunnen komen. Ook geldt dat als ze nog niet eerder een voortgangsgesprek hebben gehouden, het goed is om uit te leggen wat voortgangsgesprekken zijn en waarom deze plaatsvinden.

In de laatste stap kunt u uw werknemers laten zien dat u geeft om wat ze tijdens het gesprek hebben gezegd. Niets ondermijnt het succes van voortgangsgesprekken sneller dan niet reageren op de punten van zorg en problemen die een werknemer naar voren brengt.

Naast goede planning en het stellen van doelen, is het van cruciaal belang om de gesprekken op zorgvuldige en strategische wijze te voeren. Dit is rechtstreeks van invloed op de mogelijkheid om openhartige en duidelijke feedback van werknemers te krijgen. Enkele belangrijke overwegingen voor voortgangsgesprekken zijn onder meer:

Uw werknemers hebben het druk en hun tijd is kostbaar. Als u plotsklaps een voortgangsgesprek inplant, geeft u blijk van een gebrek aan respect voor deze realiteit. Dit kan ertoe leiden dat uw werknemers meer op hun hoede of bezorgd zijn dat een prestatieprobleem reden is voor het gesprek.

Wees transparant over wat een voortgangsgesprek is en waarom u deze gesprekken organiseert. Maak duidelijk dat de feedback die u ontvangt, tot doel heeft op proactieve wijze problemen of belemmeringen voor succes te identificeren en ideeën voor potentiële verbeteringen vast te leggen.

Het is belangrijk om uw werknemers te laten weten wat een voortgangsgesprek is en ze ruim de tijd te geven om zich voor te bereiden op een voortgangsgesprek. Idealiter hebt u al duidelijk aangegeven wat het doel van de meeting is. Het is een goed idee om uw werknemers een gedetailleerd overzicht te geven van de problemen die u wilt bespreken, zodat ze hierover kunnen nadenken en de juiste woorden kunnen vinden als jullie het gesprek gaan voeren. U kunt ook een enquête over de werknemerstevredenheid uitvoeren voor uw voortgangsgesprek. Met de belangrijkste inzichten gaat u dan tijdens het gesprek dieper in op deze kwesties.

Een voortgangsgesprek moet aanvoelen als een gesprek, niet als een verhoor. De setting die u kiest, speelt daar een belangrijke rol bij. Kies een comfortabele privéplek voor het gesprek met de medewerker. Voortgangsgesprekken kunnen het beste persoonlijk worden gehouden, waarbij u enkele aanwijzingen uit uw lichaamstaal kunt halen en een boeiend gesprek kunt voeren. Moet u het gesprek via een videoconferentie houden, kies dan een handige tijd waarop de medewerker niet te druk is.

Voortgangsgesprekken zijn de tegenpool van prestatiebeoordelingen. Eigenlijk beoordelen uw werknemers de prestaties van uw managementteam en van uw organisatie als geheel. Daarom moet u duidelijk maken dat dit gesprek volledig gescheiden van prestatiebeoordelingen is. Wat de werknemers te vertellen hebben, heeft geen invloed op dat belangrijke gesprek.

De beste voortgangsgesprekken zorgen voor een evenwicht tussen het stellen van een aantal vooraf bepaalde vragen en toelaten dat het gesprek andere onverwachte richtingen uitgaat om beter te begrijpen wat uw werknemer denkt en voelt. De beste voortgangsgespreksvragen zouden medewerkers moeten helpen het volgende te begrijpen.

Iedereen houdt van een compliment, zelfs degenen die iets anders beweren. Met dat in gedachten kunt u vragen dus zo formuleren dat u tegelijk uw waardering laat blijken. Een mogelijke aanpak is om hun kwaliteiten of recente successen te noemen. Maar overdrijf niet. Werknemers voelen het aan als u gaat slijmen en overdreven veel complimenten geeft. Dat kan precies het tegenovergestelde effect hebben.

Goede prestaties worden op prijs gesteld en zijn de sleutel tot het succes van uw werknemer en uw bedrijf. Maar winnen is niet alles. Werknemers moeten inzien dat u niet alleen oog hebt voor de resultaten, maar ook voor wie ze zijn als persoon en de uitdagingen waarmee ze te maken hebben. Door echt mee te leven met uw werknemers, weten ze dat hun meningen en overtuigingen op hun waarde worden geschat bij uw bedrijf.

Voortgangsgesprekken stellen u in staat inzicht te krijgen in de uitdagingen van uw werknemers, vaak voordat deze zodanig verergeren dat ze overwegen om een nieuwe baan te zoeken. Maak het werknemers duidelijk dat u hun feedback op prijs stelt en dat u probeert te doen wat mogelijk is om problemen aan te pakken of verbeteringen aan te brengen.

De beste voortgangsgesprekken brengen zowel problemen als kansen in kaart. Misschien vertellen medewerkers dat ze productiever en betrokkener zouden zijn bij een hybride regeling, waarbij ze thuis en op kantoor werken. Of u merkt dat een goed presterende medewerker graag anderen helpt resultaten te boeken. U kunt dan een mentorschap opzetten om hierop in te springen. Zulke acties tonen dat u in uw werknemers wilt blijven investeren, zodat ze alles uit hun loopbaan kunnen halen.

Voortgangsgesprekken kunnen een reeks van potentiële goedkope veranderingen teweegbrengen die verschil kunnen maken in hoe werknemers denken over hun werk. Mogelijk ontdekt u dat werknemers er tegen het einde van de week wel helemaal klaar mee zijn. Door met een beleid te werken waarbij medewerkers op vrijdag om 14:00 uur kunnen uitklokken, laat u zien dat u rekening houdt met hun wensen. Of misschien kunt u uw kantoor iets veranderen om spontane samenwerking of meer privacy in de hand te werken. Via zulke acties toont u dat uw werknemers begrijpt en niet afwacht. Dat kan na verloop van tijd leiden tot een grotere betrokkenheid en loyaliteit.

Hoewel exitgesprekken mogelijk nog steeds plaatsvinden bij uw bedrijf, kan het toevoegen van voortgangsgesprekken helpen om de noodzaak hiervan te verminderen. Voortgangsgesprekken kunnen uw team betrokken, tevreden, productief en gemotiveerd houden. Voortgangsgesprekken vormen een goedkoop systeem met een hoog rendement, dat het verloop onder personeel kan terugdringen. Als u de hulpmiddelen en technologie nodig hebt om interne personeelsenquêtes uit te voeren, resultaten te verzamelen en de betrokkenheid te vergroten, zoek dan een SurveyMonkey-abonnement dat bij u past.