De ultieme handleiding voor eventmanagement: van het plannen tot succes na het evenement

'Evenementencoördinator' staat altijd op het lijstje van de meest stressvolle banen, net na brandweerlieden, piloten en militair personeel.

En met al die verantwoordelijkheden, is dat eigenlijk heel logisch.

Een evenementenorganisator moet verschillende rollen op zich nemen, de ene dag als accountant die het budget beheert, de volgende dag als interieurontwerper die de puntjes op de i van de locatie zet, vervolgens als gastrelatiemanager die de tevredenheid van bezoekers overziet, en zelfs als therapeut die hoofdsprekers helpt bij een paniekaanval. 

De beste professionals in evenementenorganisatie zijn zeer kundig in eventmanagement en weten hoe ze een evenement onvergetelijk moeten maken. Nu kunt u dat ook.

In deze handleiding leggen we het belang uit van eventmanagement, het proces voor eventplanning en hoe u met eventfeedback toekomstige evenementen beter plant.

Eventmanagement is het proces voor het plannen, organiseren en uitvoeren van allerlei soorten evenementen. Het bestaat uit de ontwikkeling van het eerste concept tot de evaluatie na het event en vereist vaardigheden in logistiek, budgettering, marketing en ervaring in gastvrijheid.

Eventmanagement is een strategische aanpak met een betere ervaring van aanwezigen als uitgangspunt.

Eventmanagers kunnen interessante en boeiende ervaringen creëren door zich te richten op de behoeften en voorkeuren van de bezoekers. Al die aandacht voor detail heeft een positieve uitwerking op gesprekken tussen de deelnemers en op het merkimago.

Een goed uitgevoerd evenement, waarbij aanwezigen zich gewaardeerd en tevreden voelen, versterkt de band met een merk en moedigt positieve mond-tot-mond-reclame aan. En dat is goed voor het uiteindelijke succes op de lange termijn van de organisatie.

Eventmanagement biedt ook een kader dat eventplanners kunnen gebruiken om veelvoorkomende uitdagingen het hoofd te bieden, zoals:

We gaan nu de acht fasen van eventmanagement tot in detail bekijken. Deze stadia zijn allemaal even belangrijk voor een geslaagd zakelijk evenement. 

De eerste stap van eventmanagement is om de doelen van het evenement vast te stellen. 

Als u de doelstellingen vanaf het begin duidelijk op papier zet, hebt u een goede leidraad om uw event op te zetten. Doelen kunnen bijvoorbeeld zijn: het genereren van leads, de betrokkenheid van deelnemers of het bereiken van een omzetdoel.

Uw evenement kan meerdere doelen hebben. Een doel van een schoolreünie kan bijvoorbeeld zijn om vroegere klasgenoten weer met elkaar in contact te brengen en tegelijkertijd kan de school om donaties vragen voor nieuwe instrumenten.

Als u een evenement organiseert kunt u kiezen uit drie basisindelingen: fysiek, virtueel en hybride. Elke indeling heeft unieke kenmerken die een aanzienlijke invloed hebben op de diverse aspecten van de planning en uitvoering van het evenement. 

Welke opzet u ook kiest, houd altijd rekening met uw doelgroep en de specifieke doelstellingen. Met deze doordachte aanpak implementeert u effectieve strategieën voor de betrokkenheid, zodat u met uw event de gewenste resultaten boekt. 

De eerste onderzoeksfase is van doorslaggevend belang voor de eventplanning en legt de basis voor het volledige project. Tijdens deze fase doet de eventcoördinator grondig onderzoek. Het doel is om:

In het algemeen is een nauwe samenwerking met de organisator tijdens deze fase essentieel. De eventmanager zet zich namelijk volop in om na te gaan wat haalbaar is met het toegewezen budget terwijl tegelijk de kwaliteit en ervaring van het evenement van onschatbare waarde moeten zijn. 

Hierna stelt een eventmanager een nauwkeurige beknopte tijdlijn op met alle belangrijke mijlpalen en deadlines voor een effectieve planning van de logistiek.

De tijdlijn kan belangrijke mijlpalen bevatten zoals:

Elke mijlpaal wordt zorgvuldig gepland, zodat de activiteiten voorafgaand aan het event soepel verlopen en er genoeg tijd is om eventuele aanpassingen door te voeren. 

Een uitgebreid, gedetailleerd plan is de basis van een geslaagd evenement.

Het moet duidelijk het bereik definiëren door het doel, de doelgroep, de opzet en de belangrijkste doelstellingen van het evenement te beschrijven. Het schema moet belangrijke datums, mijlpalen, deadlines en een goed gestructureerde tijdlijn bevatten voor de voorbereidende planning, de logistiek tijdens het event, en de follow-ups na het event.

Verder moet het activiteitengedeelte van het plan de volgende onderdelen bevatten: het programma, de sessies of presentaties, het amusement, de netwerkmogelijkheden en eventuele aanvullende onderdelen, zoals workshops of tentoonstellingen.

Bij de planning van een evenement voor uw organisatie moet u een team van experts samenstellen. Dit zijn enkele belangrijke rollen:

Verder lezen 10 tips voor betere vaardigheden als eventmanager

Bij grote evenementen hebt u soms een vergunning nodig om aan lokale voorschriften te voldoen. Deze regels kunnen enorm uiteenlopen, afhankelijk van de locatie en aard van het evenement.

Door proactief contact op te nemen met de plaatselijke overheid of gemeente kunt u rekening houden met de specifieke vereisten voor uw event.

Reserveer tijdens het plannen voldoende tijd om deze vergunningen te regelen. Bepaalde goedkeuringen kunnen meerdere weken of zelfs maanden duren.

Zelfs bij de best mogelijke planning zit een ongeluk in een klein hoekje. Een spreker krijgt voedselvergiftiging of uw buitenevent valt in het water door een regenbui. Met een noodplan is uw evenement ook in zulke situaties een succes.

Als sprekers bijvoorbeeld annuleren, is het goed om opties voor een vervangende spreker achter de hand te hebben en alternatieven van tevoren te evalueren. En als het een buitenevenement is, moet u een betrouwbare alternatieve locatie hebben voor slecht weer.

Zulke proactieve stappen kunnen uw stress enorm verminderen en u en uw aanwezigen een onvergetelijke ervaring bieden. 

Bij het kiezen van een locatie voor uw evenement, houdt u rekening met uw doelstellingen en doelgroep.

Voor een zakelijke conferentie hebt u bijvoorbeeld een professionele locatie nodig met goede audiovisuele opties, terwijl bij een buurtevenement voor fondsenwerving een informele, sociale sfeer beter past.

Beoordeel elke optie voor een locatie op vaste criteria, zoals capaciteit, locatie, voorzieningen en toegankelijkheid. Door de toon, het doel en de verwachte resultaten van uw evenement goed te kennen, beperkt u het aantal locaties die het best aansluiten op uw doelen.

U werkt voor de catering, audiovisuele apparatuur en het interieur vaak samen met externe leveranciers.

Wilt u de coördinatie en logistiek efficiënt regelen, gebruik dan een registratieformulier voor leveranciers. Hiermee kunt u belangrijke gegevens verzamelen (contactinformatie, verstrekte diensten en vergunningen).

En met een betalingsformulier voor leveranciers houdt u de betalingen bij, beheert u budgetten en vinden betalingen op tijd plaats. Deze administratieve hulpmiddelen verminderen verwarring, verbeteren de communicatie en laten de back-endwerkzaamheden soepel verlopen.

Een online registratieformulier is een van de meest efficiënte manieren om dit proces te stroomlijnen en in real time informatie van gasten te beheren.

Met online formulieren kunt u gemakkelijker belangrijke info van bezoekers verzamelen, zoals contactinformatie, dieetvoorkeuren en de gekozen sessies. Zo houdt u de planning en logistiek nauwkeurig.

Wat u niet weet, moet u vragen: ondanks uw ervaring, is het altijd waardevol om feedback over de eventplanning te verzamelen.

Via een enquête over de planning van het evenement krijgt u inzicht in de verwachtingen en behoeften van bezoekers. U kunt bijvoorbeeld de toegankelijkheidsvereisten en dieetbeperkingen in kaart brengen.

Enquêtes tijdens de activiteiten voorafgaand aan een evenement zijn altijd nuttig.

Hoewel het misschien niet heel enerverend is, is de budgettering van het event cruciaal voor het succes in het algemeen. Onderdelen van het budget zijn:

Als u de kosten onder controle wilt houden, geeft u prioriteit aan essentiële kosten en gaat u op zoek naar mogelijke besparingen. Met kostenramingen krijgt u een compleet beeld van hoe uw budget het doet. Het is belangrijk om eerst de essentiële kosten te dekken voordat u vrijblijvende voorzieningen overweegt. 

Gebruik gespecialiseerde software voor eventmanagement om de financiën nauwkeurig te regelen.

Door de onkosten tot in detail bij te houden, moedigt u transparantie aan. Dat vergroot het vertrouwen bij sponsors en belanghebbenden. Ook herkent u mogelijke kansen om kosten te besparen.

Verder kunnen analyses van eerdere onkosten helpen bij prognoses en een nauwkeuriger budget voor toekomstige evenementen.

Bij grote evenementen kunnen sponsors en partners een deel van de kosten van het event voor hun rekening nemen. Sponsors kunnen ook de waarde van het event verhogen en de naamsbekendheid vergroten. Ook moet u bepalen hoe u met uw evenement extra inkomsten genereert. 

Na het kiezen van een locatie regelt u de indeling en het ontwerp van de ruimte. U moet de locatie zo indelen dat gasten gemakkelijk kunnen rondlopen, effectief zitplekken kunnen vinden en precies weten welke activiteiten waar plaatsvinden.

De manager moet hiervoor met drie belangrijke factoren rekening houden. 

Uiteindelijk is het doel om een uitnodigende sfeer te creëren waar gasten zich thuisvoelen, comfortabel kunnen rondlopen en volledig kunnen deelnemen aan de onderdelen van het evenement.

De technologie voor het evenement is afhankelijk van de opzet.

Bij fysieke of hybride events hebt u vaak audiovisuele apparatuur, wifi, podiumtechnologie en verlichting nodig. Virtuele evenementen vereisen een betrouwbare internetverbinding, naast diverse andere technische aspecten.

We raden aan een provider in te huren voor de vereiste apparatuur en de technische service.

Bij fysieke evenementen moet u services op locaties hebben, zoals een registratie- of incheckbalie en bewegwijzering om gasten na aankomst te verwelkomen en naar de juiste plek te sturen.

Houd ook rekening met gasten met een lichamelijke beperking of die andere toegankelijkheidsvereisten hebben. U hebt mogelijk voorzieningen voor rolstoelen en speciale zitplekken nodig.

De veiligheid van uw deelnemers en leveranciers moeten uw belangrijkste prioriteit zijn. Stel noodprotocollen op, houd EHBO-materialen bij de hand en werk met een plan voor crowd control. Voor nog betere beveiliging kunt u een beveiligingsservice inhuren voor uw evenement.

U wilt toch een succes van uw evenement maken? Dan moet u het aantal bezoekers en de betrokkenheid stimuleren met een afgestemde marketingstrategie.

Bij de promotie van uw aanstaande evenement, kunt u dit overwegen:

Niets is vervelender dan een heel evenement te plannen om er later achter te komen dat u belangrijke promotiekansen over het hoofd hebt gezien. Een promotietijdlijn moet teasers bevatten waarmee u uw doelgroep enthousiast maakt samen met officiële aankondigingen en laatste herinneringen. Met een promotietijdlijn volgen uw berichten een bepaald schema om de betrokkenheid hoog te houden. 

Maak opvallende pagina's om uw evenement te promoten. U kunt zelfs promotievideo's toevoegen aan deze pagina's en sociale media. Vraag een grafisch ontwerper om uniek beeldmateriaal te creëren voor sociale media, dat u online kunt delen met bezoekers. Wilt u de bekendheid vergroten en gasten enthousiast maken over uw aanstaande evenement, dan moet u wel interessante visuals delen. 

Voor een hoog omzettingspercentage en een positieve eerste indruk gebruikt u gebruiksvriendelijke registratieformulieren die het registratieproces soepel laten verlopen. 

Met SurveyMonkey kunt u gemakkelijk online registratieformulieren opstellen om de deelnemersgegevens vast te leggen. Deel de formulieren snel via e-mail en sms of sluit ze in op de website van het evenement, zodat meer mensen ze zien. Deze formulieren zijn ook geschikt voor mobiele apparaten. Zo kunnen gebruikers zich makkelijk op een willekeurig apparaat aanmelden.

Door belemmeringen weg te nemen en met flexibele opties voor delen te werken, zullen meer mensen zich registreren en kunt u de aanwezigen gemakkelijk beheren.

Een coördinator op de dag van het evenement houdt toezicht en leidt de registratie en het evenement zelf in goede banen. Deze medewerker leidt het team en wijst belangrijke taken aan personeelsleden toe voor een soepele gang van zaken. De coördinatie op de dag zelf kan stressvol zijn, maar verloopt een stuk soepeler als het evenement goed gepland is. Kies iemand die goed is in het delegeren van taken en het organiseren van een geweldig evenement. 

Schakel op de dag van het event een technisch supportteam in dat ervoor zorgt dat de audiovisuele apparatuur, wifi en technologie voor de presentaties goed werken. Houd reserveapparatuur bij de hand in het geval de technologie niet goed werkt. U kunt beter het zekere voor het onzekere nemen. 

Stel een team samen dat het aanmelden in goede banen leidt en gasten helpt bij het vinden van zitplekken. Investeer in duidelijke bewegwijzering voor de verschillende zalen van de locatie. Verder kan een manager voor de gastervaring de eerste reacties van gasten op het evenement peilen. 

Soms moet u meteen aanpassingen doorvoeren. Raak niet gestrest bij onverwachte problemen, zoals planningswijzigingen of slecht weer. Zulke kwesties zijn onvermijdelijk en vereisen een snelle reactie. 

Eventmanagement is niet klaar na het sluiten van de deuren. De activiteiten erna zijn belangrijk voor de planning van het volgende evenement. Verstuur een enquête na het evenement om te meten hoe tevreden de deelnemers zijn en om inzichten te verzamelen over wat bij hen in de smaak viel. Voeg vragen toe over de kwaliteit van de promotiematerialen, de locatie en de ervaring van de gasten in het algemeen. Zo weet u wat bij toekomstige evenementen beter kan.

Gebruik deze enquêtesjabloon voor feedback over evenementen om gegevens te verzamelen over de betrokkenheid van gasten en om verbeterpunten te vinden.  

Ook moet u de statistieken van uw evenementen bijhouden, zoals het aantal bezoekers, de betrokkenheid en de geconverteerde leads. Met deze cijfers kunt u uw aanpak herhalen en toekomstige evenementen nog beter maken. Door gegevens te analyseren en te rapporteren, weet u hoe goed een event is verlopen en kunt u toekomstplannen maken. 

Na het evenement deelt u hoogtepunten op sociale media, waaronder foto's en video-opnamen. Zorg er ook voor dat u de link naar professionele foto's van het evenement naar gasten opstuurt, die ze dan kunnen downloaden. Verstuur vervolgberichten naar gasten met belangrijke conclusies of extra informatiebronnen van het evenement en een link naar de fotogalerij.   

In een evaluatiegesprek met uw team gaat u na wat goed werkte en wat u kunt verbeteren. U kunt ook een enquête sturen naar uw medewerkers en leveranciers om inzichten te krijgen voor verbeteringen achter de schermen. 

Eventplanners dienen de ervaring van de deelnemers altijd voorop te stellen: Is de navigatie duidelijk? Is de locatie comfortabel? Zijn de activiteiten interessant? Met feedback van bezoekers kunt u de ervaring tijdens het evenement doorlopend verfijnen. 

Maak gebruik van software voor eventmanagement voor een efficiënte registratie en gegevensverzameling. Met deze technologie kunt u gemakkelijker de gegevens van gasten verzamelen en later analyseren. Met de huidige technologie is het eenvoudiger dan ooit om gegevens te verzamelen. 

Het is belangrijk dat eventmanagers personeelsleden, leveranciers en aanwezigen tijdens elke fase van het proces op de hoogte houden. Ook zouden managers intern door moeten geven hoe het gesteld is met de mijlpalen en is het goed als ze updates op sociale media delen om het enthousiasme te vergroten voor het evenement. 

Vooral bij grote evenementen is het slim om een back-upplan en extra middelen te hebben. Bij elk evenement zullen er onverwachte problemen opduiken. Door u voor te bereiden, hebt u altijd een oplossing. 

Zodra u feedback van gasten hebt verzameld, analyseert u die om inzichten te krijgen en toekomstige evenementen beter te maken. Via SurveyMonkey kunt u gegevens analyseren, ook als u geen ervaring hebt met gegevensanalyse.

Maak woordwolken voor open reacties om trends te herkennen. En gebruik AI-stemmingsanalyse om automatisch reacties in te delen op basis van bepaalde criteria. 

Misschien ziet u aan de hand van woordwolken wel dat bezoekers de catering met vijf sterren hebben beoordeeld. Noteer het cateringbedrijf dan voor toekomstige evenementen. Of misschien waren gasten op zoek naar meer technologische opties. Dan is het verstandig om uw technische team uit te breiden voor meer digitale ervaringen.

Met tools voor analyses zet u data om in bruikbare inzichten voor eventmanagement.

Van de voorbereiding op de planning tot de evaluatie na het evenement: eventmanagement is de sleutel tot een geslaagd event. Bereid u goed voor zodat u het meeste uit uw budget haalt en uw gasten een probleemloze ervaring hebben. Eventmanagers moeten leren van elk evenement zodat het volgende nog beter wordt. 

Het is cruciaal om na het evenement feedbackenquêtes te versturen om vast te stellen wat beter kan. Met SurveyMonkey kunt u eenvoudige registratieformulieren voor evenementen maken om uw events te organiseren. U kunt ook snel enquêtes voor feedback over het event versturen om gegevens van gasten te verzamelen. 

Registreer u meteen om aan het werk te gaan.