Beheer van evenementenfeedback: doeltreffende vragen opstellen voor enquêtes voor en na een evenement

'Evenementencoördinator' wordt steevast gerangschikt als een van de meest stressvolle banen, net na brandweerlieden, piloten en militair personeel. 

Wanneer u door het congrescentrum rent om te vragen naar een back-upgenerator, koortsachtig contact opneemt met de bezorgservice over een ontbrekend lunchgerecht of probeert uw hoofdspreker te behoeden voor een paniekaanval, is het opzetten van een feedbackprogramma waarschijnlijk wel het laatste waaraan u denkt. Maar feedback is precies datgene dat u in de toekomst kan helpen om dit soort situaties te voorkomen. 

Volgens het 2022 Pulse Report van Eventbrite is 50% van alle evenementenprofessionals van plan om een hybride evenement te organiseren. Dat is een mooie gelegenheid voor hen om waardevolle inzichten te verzamelen voor betere evenementervaringen. Met inzichten uit enquêtes over evenementen kunt u:

Dit is een aanbevolen procedure voor enquêtes in het algemeen en bijzonder belangrijk bij enquêtes over evenementen. Deelnemers verlenen u een gunst wanneer ze deze enquête invullen, dus houd rekening met de tijd die ze eraan besteden. Probeer de enquête te beperken tot vijf vragen en blijf bij de kern van de zaak.

Gebruik een of twee open vragen om te informeren naar algemene feedback of ideeën. Beperk de rest van uw enquête (vooral de logistieke vragen) tot meerkeuzevragen met een optie 'Anders'. Feedback over evenementen is echter precies datgene dat u in de toekomst kan helpen om dit soort situaties te voorkomen.

Als u meer dan vijf vragen moet stellen, gebruik dan indien mogelijk logica voor overslaan, zodat respondenten alleen vragen te zien krijgen die relevant voor ze zijn. Vraag ze niet of de salade bij de lunch lekker was terwijl ze daar misschien niet aanwezig waren.

Natuurlijk wilt u zo veel mogelijk feedback over evenementen, maar bij elke vraag een antwoord vereisen, is geen goed idee. Dit houdt namelijk in dat respondenten elke vraag op de pagina moeten voltooien voordat u hun reacties kunt bekijken. 

Het is zelfs raadzaam om geen enkele vraag in te stellen als een 'vereiste' vraag. Alle gegevens die u verzamelt, zijn mooi meegenomen. En zelfs als respondenten een paar vragen overslaan, krijgt u toch nog inbreng via hun andere antwoorden. 

Een uitzondering hierop zijn vragen met logica voor overslaan. Hierbij krijgen mensen op basis van hun antwoorden verschillende versies van de enquête voorgeschoteld. Deze vragen moeten vereiste vragen zijn. Probeer deze dus aan het begin van de enquête te stellen. 

Nu het toch over het begin van de enquête gaat, is hier nog een aanbevolen procedure: stel uw meest cruciale vragen eerst. Bij de meeste evenementen is dit een algemene vraag over hoe tevreden deelnemers zijn, zoals: "Hoe beoordeelt u het evenement als geheel?" of "Hoe waarschijnlijk is het dat u het evenement zou aanbevelen aan een vriend of collega?" 

Stel deze vraag op een aparte pagina voordat u ingaat op details. Wanneer respondenten op Volgende klikken, registreert SurveyMonkey het antwoord. Dus zelfs als ze halverwege hun interesse verliezen en de enquête niet voltooien, krijgt u toch gegevens over uw belangrijkste vraag. 

Stel vragen die het moeilijkst te beantwoorden zijn als laatste. Het is beter om onvolledige gegevens te krijgen van een breed scala aan deelnemers die uw eerste paar vragen beantwoorden, dan om volledig ingevulde enquêtes over evenementen van minder deelnemers te ontvangen.

U wilt waarschijnlijk ook dat uw enquêtes over evenementen een logische flow hebben, waarbij vragen per onderwerp staan gegroepeerd. Respondenten kunnen deze dan sneller en gemakkelijker begrijpen en beantwoorden. Zo stelt u op de ene pagina bijvoorbeeld een paar vragen over de inhoud van het evenement en op de andere pagina een paar logistieke vragen.

Bewaar vragen over demografische gegevens voor de laatste pagina. Deze zijn minder belangrijk dan de feitelijke feedback over het evenement, maar kunnen nuttig zijn om te filteren en trends te herkennen. 

Plak niet zomaar een link naar uw enquête in uw e-mail na afloop van het evenement, maar sluit de eerste vraag in de e-mail in. E-mail is meestal de belangrijkste manier waarop u met deelnemers communiceert. Als u uw enquête insluit in uw e-mail, kunnen deelnemers sneller antwoorden zonder dat ze een link hoeven te openen. Dit zorgt voor hogere reactiepercentages en nauwkeurigere resultaten. 

Een SurveyMonkey-onderzoek liet een toename van 22% zien in geopende enquêtes wanneer de eerste vraag van de enquête in de e-mail werd opgenomen. De kans is dankzij die eerste prikkelende vraag groter dat mensen de enquête openen. Bovendien is hierdoor de kans dat de hele enquête wordt ingevuld 20% groter.

Als mensen een uitgesproken mening hebben over uw evenement (of ze het nu geweldig vonden of niet), zijn ze eerder geneigd om uw enquête in te vullen en deze sterke gevoelens te uiten. Als u echt doortastende inzichten wilt krijgen, is er meer nodig dan dat. U hebt dan meer reacties en meer gematigde reacties nodig. Die middelste groep mensen die uw evenement gewoon oké vonden, is belangrijk. Dit zijn de mensen die u kunt veranderen in superfans als u goed luistert naar hun feedback over het evenement.

Als u ook minder enthousiaste deelnemers wilt inspireren voor uw enquête, moet u deze zo indelen dat het invullen zo gemakkelijk mogelijk is (kort, meerkeuzevragen, enz.). Stel vragen met een Likert-schaal (een schaal met antwoordopties die gewoonlijk uiteenlopen van "Helemaal niet mee eens" tot "Helemaal mee eens"), zodat gematigden de kans krijgen om hun mening op een nauwkeurige manier te uiten. 

Hoewel het nuttig is om via een enquête na afloop van het evenement meer te weten te komen over de algemene ervaring van uw deelnemers, kan het ook lonend zijn om bij een meerdaags evenement enquêtes uit te voeren tijdens het evenement. 

U kunt bijvoorbeeld na elke sessie een korte vragenlijst gebruiken om inzicht te krijgen in specifieke sessies van het evenement. Het is raadzaam om bij dit soort enquêtes het aantal vragen te beperken tot maximaal vijf. Houd de vragen kort en stel gesloten vragen, zodat ze gemakkelijker te beantwoorden zijn. Een lijst met meerkeuzevragen of een beoordelingsschaal zijn ook nuttig omdat deze deelnemers opties bieden waaraan ze niet al te veel tijd kwijt zijn. 

Hier zijn de belangrijkste punten voor het opstellen van feedbackenquêtes over evenementen: 

Vraagt u zich af wat voor soort vragen u moet stellen? Hier zijn 15 vragen voor een enquête na afloop va een evenement die u na uw volgende evenement kunt stellen.

Feedback over evenementen is niet altijd even duidelijk. Soms krijgt u te maken met tegenstrijdige meldingen en onvolledige gegevens. Erger nog, soms worden uw gegevens vertekend door respondenten die de enquête haastig hebben ingevuld zonder deze te lezen of door mensen die het niets kan schelen. Een holistische resultatenanalyse kan u dan helpen inzicht te krijgen.

U kunt enquêtes voor, tijdens en na uw evenement gebruiken om de best mogelijke ervaring te bieden aan deelnemers en om uw andere marketingdoelen vooruit te helpen. Hieronder leest u hoe. 

Als u ooit een streamingsservice zoals Netflix of Spotify hebt gebruikt, bent u waarschijnlijk wel bekend met persoonlijke afstemming. De meeste mensen stellen het op prijs als er een ervaring wordt geboden die is afgestemd op hun interesses. Stelt u zich eens voor dat u hetzelfde kunt doen bij de deelnemers aan uw evenement. Dit is waarvoor u enquêtes voorafgaand aan een evenement kunt gebruiken.

Enquêtes voorafgaand aan een evenement kunnen u helpen twee hoofddoelstellingen te bereiken: het verzorgen van een zo relevant mogelijke inhoud en het gladstrijken van de logistiek. Hierbij kunt u denken aan vragen over dieetbeperkingen, vervoer, aankomsttijden, enz. Voor beide doelstellingen geldt dat hoe meer u van tevoren kunt regelen, des te beter het is. 
De manier waarop u uw enquête opbouwt, is afhankelijk van uw doel en van hoeveel invloed u uw deelnemers wilt geven. U kunt deelnemers laten helpen bij het kiezen van de spreker of belangrijke onderwerpen. U kunt ook gewoon van tevoren vragen over de sprekers verzamelen.

Hoe u uw enquêtes voorafgaand aan een evenement structureert, timet en verstuurt, is afhankelijk van hoeveel invloed u bereid bent uw deelnemers te geven. De meeste evenementplanners zijn waarschijnlijk niet bereid de spreker te laten kiezen door de deelnemers. Analyse van en handelen op basis van enquêtevragen over het bepalen van onderwerpen voor workshops of lezingen vereist echter meer tijd dan een eenvoudige logistieke enquête.  

Dit is waarover u moet beslissen voordat u zelfs maar begint met uw enquête voorafgaand aan een evenement:

Uw enquêtevragen zijn afhankelijk van het soort marketingevenement dat u organiseert, maar hier is een zeer algemene sjabloon voor een enquête voorafgaand aan een evenement. U kunt deze aan uw behoeften aanpassen.

Hier zijn enkele andere voorbeelden:

Opnieuw geldt dat de timing van enquêtes voorafgaand aan een evenement afhangt van hoeveel inbreng u vraagt. U kunt dit op een paar verschillende manieren aanpakken:

Optie 1: verstuur de enquête drie tot vier maanden vóór het evenement voor een maximale invloed (zoals hulp bij de keuze van sessieonderwerpen, enz.). U hebt dan nog ruim de tijd om feedback te verzamelen en te analyseren en kunt deze daarna delen met uw spreker. Afhankelijk van de grootte van uw evenement en de kwaliteit van de spreker, hebt u zo voldoende tijd om de spreker te kiezen (bijvoorbeeld als u een interne workshop bij uw bedrijf organiseert in plaats van een volledige conferentie).

Optie 2: als u vragen hebt over logistiek en demografische gegevens (Waar verblijft u? Wat is uw functie?), dan is 2-3 weken voor het evenement beter. U krijgt de informatie die u nodig hebt en deelnemers beginnen warm te lopen voor het evenement.

Optie 3: de laatste optie is om twee enquêtes te sturen, de ene enkele maanden vóór het evenement en de andere een paar weken van tevoren. Deze optie biedt u een maximum aan feedback. U vraagt echter wel iets meer van respondenten. Over het algemeen zijn twee korte enquêtes gespreid over een lange periode meestal aanvaardbaar vanuit het oogpunt van de ervaring van respondenten. Vergeet echter niet dat u ze nog steeds vraagt om u een plezier te doen. U kunt er ook voor kiezen om alleen een geselecteerde groep mensen te ondervragen bij uw eerste enquête. Dit zou enquêtevermoeidheid bij anderen verminderen. Een extra voordeel is dat u deze groep laat zien dat u hun inzichten waardeert.

Ongeacht wanneer u uw enquêtes besluit te versturen, is de beste manier waarschijnlijk via email. Uit recente gegevens blijkt dat de meeste mensen het liefst op deze manier met merken communiceren. 

Het eerste dat u met uw resultaten kunt doen, is zorgen voor een evenement op maat. Dit is ook een prima gelegenheid om de demografische structuur van de deelnemers in kaart te brengen. Hoeveel mensen komen er van buiten de stad? Hoeveel vertegenwoordigers zijn er uit verschillende sectoren?

U kunt deze informatie gebruiken voor toekomstige evenementen, om te filteren op trends en om uw promoties voorafgaand aan het evenement te beoordelen, zodat u kunt zien wie u hebt aangetrokken en waarom.

Een deel van deze gegevens kan u ook helpen bij budgetaanspraken. Als u kunt bewijzen dat uw deelnemers een hoogwaardig publiek vormen en dat ze geïnteresseerd zijn in een bepaald onderwerp of type ervaring, is er een rechtvaardiging voor wat extra middelen. Exporteer uw diagrammen en grafieken en sluit deze in presentaties in om het punt te maken dat u wilt maken.

Enquêtes voor halverwege een evenement vormen een goudmijn voor evenementmarketeers en marktonderzoekers. Deze bieden de perfecte kans om authentieke indrukken te krijgen van mensen terwijl ze worden ondergedompeld in de ervaring. Of u nu geïnteresseerd bent in feedback over uw product, het evenement zelf of een algemeen sectorperspectief, evenementen vormen een zeldzame gelegenheid om direct inzicht te krijgen in een specifieke groep mensen. 

Enquêtes voor halverwege een evenement kunnen op twee verschillende manieren helpen: 1) het genereren van leads en 2) marktonderzoek. In tegenstelling tot enquêtes voorafgaand aan en na afloop van een evenement, gaan deze niet over het organiseren van een geweldig evenement, maar meer over het verkrijgen van meer waarde uit het evenement.

Het creëren van leads is de reden waarom veel bedrijven überhaupt evenementen organiseren. Dit is een zeer belangrijk onderdeel bij het bepalen van het succes van evenementen. Uw hoofddoel bij enquêtes voor het genereren van leads is uw enquêtes zo eenvoudig en aantrekkelijk mogelijk maken.

Bij marktonderzoek kunnen uw doelen iets meer uiteenlopen, zoals inzichten verkrijgen voor productontwikkeling of marketing, of gegevenspunten voor toekomstige inhoud. Enquêtes halverwege een evenement kunnen helpen meer te weten te komen over:

De enquêtestructuur is afhankelijk van of u de enquête gebruikt voor het genereren van leads of voor marktonderzoek. Een ultrasnelle enquête gericht op contactinformatie en details over de werkgever en functie van respondenten, met weinig ruimte voor iets anders, is het meest geschikt voor het genereren van leads. Marktonderzoeksenquêtes variëren daarentegen op basis van wat u vraagt. 

Hier volgen enkele aanbevolen procedures voor marktonderzoeksenquêtes voor halverwege een evenement:

De aanbevolen procedure voor enquêtes voor het genereren van leads is een stuk eenvoudiger: verzamel alle informatie die u nodig hebt op een zo beknopt mogelijke manier.

Wat uw situatie ook is, de manieren om reacties te verzamelen zijn meestal vergelijkbaar. Dit zijn uw belangrijkste opties:

Iets om rekening mee te houden: grote evenementenruimten en beurzen hebben regelmatig internetproblemen. Reken dus niet een op constante wifiverbinding voor uw inspanningen om deelnemers enquêtes te laten invullen. Met SurveyMonkey Anywhere kunt u antwoorden echter offline registreren. De gegevens worden naar de cloud geüpload wanneer u de volgende keer verbinding maakt. 

Als u ooit een conferentie hebt bijgewoond, bent u wellicht al bekend met een ander kenmerk van persoonlijke enquêtes: stimulansen. Denk hierbij aan T-shirts, beeldjes van superhelden en verlotingen met een kans op een iPad of kamerplant: alles maakt de conferentie een stukje leuker.

Als u hoge reactiepercentages en een geautomatiseerde stimulans voor uw respondenten wilt, kunt u door de integratie met Sendoso van SurveyMonkey automatisch cadeaubonnen, bedrijfsitems of andere beloningen activeren voor uw respondenten die een enquête voltooien.  

Populaire stimulansen zijn onder andere cadeaubonnen, eten of drinken, accessoires, bedrijfsitems of deelname aan een verloting. En als u creatiever wilt zijn, stelt Sendoso meer unieke beloningen voor, waaronder:

Als u meer wilt weten over doe-het-zelf marktonderzoek, bekijk dan onze Ultieme gids voor marktonderzoek (Engels). 

Hier zijn enkele veelvoorkomende onderwerpen voor een enquête die alleen is bedoeld voor het genereren van leads:

Enquêtes voor marktonderzoek variëren meer. De aanbevolen procedure is echter om ongeveer drie kerngebieden te kiezen waarover u meer wilt weten en een of twee vragen te wijden aan elk gebied. 

Stel dat het bedrijf Spark Industries overweegt een nieuw product te ontwikkelen, zoals een jetpack. In dat geval kunnen ze SparkX gebruiken om de interesse te peilen, mogelijke veiligheidsproblemen te beoordelen en mogelijke kopers te identificeren.

Als u graag zelf marktonderzoek uitvoert, kan onze Ultieme handleiding voor doe-het-zelf-marktonderzoek (Engels) nuttig zijn.

Met kiosken, posters en standpersoneel kunt u enquêtes voor halverwege een evenement net zo lang openhouden als uw evenement duurt. Zones in de buurt van sanitaire ruimten en voedselvoorzieningen zijn meestal geschikt om deze materialen op te zetten, aangezien de kans groter is dat deelnemers daar rondhangen (of in de rij staan te wachten).

Andere gelegenheden om uw enquêtes onder de aandacht te brengen, zijn:

Er zijn na afloop van het evenement een aantal dingen die u kunt doen met enquêtes voor halverwege een evenement.

Als uw evenement voorbij is, wilt u waarschijnlijk de champagne ontkurken en even bijkomen. Er blijft echter nog één taak voor u over, en deze moet snel af: stuur uw enquête voor na een evenement naar de deelnemers. 

Enquêtes voor na een evenement maken

Via enquêtes na een evenement kunt u meetwaarden verkrijgen over hoe uw evenement het in het algemeen heeft gedaan, de ROI aantonen en inzichten verwerven voor de volgende keer.

Enquêtes na een evenement zijn doorgaans een mix van gestructureerde vragen en vrije ruimte voor deelnemers waarin ze zaken kunnen delen die ze belangrijk vinden. Richt uw enquêtes na een evenement op uw intuïtie over wat goed en wat minder goed ging. Laat daarnaast ruimte vrij voor willekeurige feedback. Dit type feedback kan het meest waardevol blijken.

Evenementencoördinatoren kunnen zelden achteroverleunen en hun evenement volledig beleven terwijl het plaatsvindt. Dit betekent dat ze zaken over het hoofd zien. Enquêtes na een evenement brengen de plus- en minpunten aan het licht die mogelijk over het hoofd zijn gezien en ze bieden u een laatste kans om opnieuw met deelnemers te communiceren.

Enquêtes na een evenement vormen meestal het laatste 'contactmoment' met uw deelnemers. U kunt de e-mail dus ook gebruiken om ze te bedanken voor hun komst en ze aan te moedigen een andere actie te ondernemen (zoals lid worden van een mailinglijst of contact opnemen met andere deelnemers op LinkedIn).

We zijn een samenwerking aangegaan met Eventbrite om een deskundige enquêtesjabloon te creëren voor na afloop van evenementen. U kunt deze hier gebruiken om een begin te maken en dan aanpassen aan uw behoeften.

Beperk uzelf tot een of twee open vragen, zoals 'Wat beviel u het beste aan het evenement?' en 'Wat kan beter?'. 

Enquêtes na een evenement kunt u het beste binnen één werkdag na het evenement versturen. Gevoelens van deelnemers vervagen. Ze vergeten details, laten hun aanvankelijke indrukken los en verwarren uw evenement misschien zelfs met andere evenementen waaraan ze hebben deelgenomen. Als u feedback tijdig registreert, leidt dat tot duidelijkere, grondigere resultaten. 

Als u niet na het evenement nog aan het opzetten van de enquête wilt werken, maak het uzelf dan gemakkelijk en plan deze van tevoren. 

Zorg ook voor een follow-up bij mensen die niet op uw enquête reageren. (Tip: dit kunt u ook automatiseren.) Geef deelnemers enkele dagen de tijd en stuur ze dan in de loop van de volgende weken een of twee herinneringen. Stuur nooit meer dan drie herinneringen en verstuur ze niet later dan een maand na het evenement. Gegevens die u zo laat ontvangt, zijn toch niet meer nuttig. 

De belangrijkste reden dat mensen enquêtes na een evenement gebruiken, is om succes in de loop van de tijd bij te houden. Vergelijk uw resultaten met die van eerdere evenementen om groei bij te houden en na te gaan hoe aspecten van uw evenement in de loop van de tijd veranderen. Gebruik consequent een eenvoudige NPS-vraag in elke enquête om te zien hoe de stemming onder deelnemers verandert.

Eerlijke feedback van deelnemers is een geschenk voor evenementmarketeers, als u deze omzet in acties. Feedback is altijd een leerervaring. Zelfs als al uw feedback niet meteen in de smaak valt, biedt deze nog steeds een kans om te innoveren en te groeien. 

Het plannen van evenementen is zeer veeleisend, wisselvallig en belangrijk werk. Gun uzelf de middelen om gaandeweg te leren, inclusief feedbacktools, en wees geduldig terwijl u de knelpunten oplost. Het is altijd een leerervaring. 

Profiteer van toegang tot vragen van SurveyMonkey voor enquêtes voorafgaand aan een evenement en enquêtes na een evenement. Gebruik onze software voor ervaringsbeheer om feedbackenquêtes over evenementen te analyseren voor optimale inzichten.