De ultieme handleiding voor een programma voor feedback van werknemers

Wilt u ook een gemotiveerd en trouw personeelsbestand? Dan is het belangrijk dat u regelmatig feedback verzamelt bij uw medewerkers. Zo verbetert u de cultuur op de werkplek, vergroot u de tevredenheid van het personeel en versterkt u uw imago als werkgever.

In deze handleiding leest u hoe u een effectieve feedbackstrategie opstelt, of uw team nou 10 of 10.000 leden telt. Ontdek wat medewerkers tegenwoordig belangrijk vinden, bekijk voorbeelden van werknemersfeedback en hulpbronnen om aan de slag te gaan.

Feedback van werknemers bestaat uit meningen en inzichten rondom hun functie en werkplek, en de werknemerservaring in het algemeen. Organisaties verzamelen deze feedback om:

Veel organisaties vertrouwen op gestructureerde feedbackprogramma's om met iets ingewikkelds als de werknemerservaring aan de slag te gaan. Bij effectief feedbackbeheer stelt u doelen op, houdt u de voortgang bij en brengt u op tijd verbeteringen aan.

Uit onze personeelsenquête van april 2024 kwam naar voren dat meer dan een derde van de werknemers onlangs heeft overwogen hun baan op te zeggen. Uit onderzoek van Gallup bleek dat ongeveer 50% van het Amerikaanse personeelsbestand bestaat uit zognaamde 'quiet quitters': medewerkers die het hoogstnoodzakelijke doen om hun functie naar verwachtingen uit te voeren, maar die niet meer ‘the extra mile’ of ‘above and beyond’ gaan voor hun werkgever. Dit kwamen we ook nog te weten:

Deze inzichten kunnen tot organisatiebrede verbeteringen leiden. Maar de unieke ervaringen van uw werknemers zijn van onschatbare waarde. Door feedback van werknemers te verzamelen, kunt u gerichte aanpassingen doorvoeren die het personeelsbehoud aanzienlijk verbeteren.

Betrokken medewerkers presteren beter. Door ze meer mogelijkheden te bieden, boost u de doelen van het bedrijf. Het rapport van Gallup uit 2023 toonde aan dat een lage betrokkenheid de wereldwijde economie $ 8,8 biljoen kostte.

Zijn medewerkers betrokken, dan wordt de klantervaring ook beter. Ze doen extra hun best om problemen van klanten op te lossen en ze geven vaker feedback aan collega's die kunnen helpen.

Feedback verzamelen bij medewerkers is cruciaal voor het aantrekken en behouden van talent. Gestructureerde processen voor feedbackbeheer verbeteren de werknemerservaring als geheel.

Betrokkenheid en tevredenheid van werknemers beginnen al voordat nieuwe medewerkers zich bij het bedrijf voegen. Regelmatige feedback van sollicitanten en gesprekskandidaten werken een eerlijke behandeling van iedereen in de hand. Door de ervaring van kandidaten te meten en volgen, krijgt u inzicht in de reputatie van uw imago als werkgever en komt u erachter op welke punten u moet verbeteren om het beste talent aan te kunnen trekken.

Vraag nieuwe medewerkers om feedback, zodat u de onboarding en training van uw werknemers kunt optimaliseren. Doe onderzoek naar de effectiviteit van de materialen en de betrokkenheid bij de onboarding. Stel vast of ze zich tijdens het proces ondersteund voelden. Gebruik interactieve online quizzen om de waarden, protocollen en voorschriften van het bedrijf te versterken. Quizscores kunnen inzichten opleveren in het succes van de onboarding.

Implementeer een systeem voor het beheer van de werknemersprestaties om een cultuur van feedback en transparantie aan te moedigen. Vraag managers en werknemers om zichzelf te beoordelen, zodat ze groeikansen kunnen vinden. En houd de prestaties van afzonderlijke teams bij om na te gaan welke teams extra steun of nieuwe processen nodig hebben.

Wilt u op effectieve wijze feedback van werknemers verzamelen, werk dan samen met belangrijke stakeholders die kunnen helpen bij het verzamelen, analyseren en implementeren. Stem eerst af met het management en andere belangrijke teams. Houd rekening met deze betrokken partijen en hun rol in uw feedbackprogramma.

Maar liefst 22% van de HR-medewerkers geeft aan dat een gebrek aan steun van het management een belangrijke uitdaging is bij het verzamelen van werknemersfeedback. Het management stuurt de prioriteiten en cultuur op de werkplek aan. Zonder hun betrokkenheid, lopen de feedbackinspanningen spaak. We beschrijven hoe u pleit voor een bedrijfsbreed programma.

Tevreden, betrokken medewerkers hebben een positieve invloed op de klantervaring en productiviteit. Wilt u het management overtuigen, laat dan de ROI zien van een programma voor feedback van werknemers:

Uw organisatie werkt waarschijnlijk met doelen voor personeelsbehoud. Ga na wat deze doelen zijn en leg dan uit hoe het bedrijf met uw feedbackprogramma voor werknemers deze doelen kan bereiken. We laten in het volgende hoofdstuk zien hoe u dit aanpakt.

Deel casestudy's die laten zien hoe feedbackprogramma's echte impact hebben. Bij SurveyMonkey was feedback van werknemers cruciaal om de cultuur op de werkplek vorm te geven. De training van managers werd verbeterd met nieuwe cursussen op alle niveaus. Ga op zoek naar vergelijkbare voorbeelden om u heen om het management te overtuigen.

Start met een pilotprogramma om uw werkwijzen voor werknemersfeedback te testen voordat u opschaalt.

Pas het proces eventueel aan voordat u met een volledig programma van start gaat.

Door feedback van werknemers te verzamelen, laat u zien dat ze belangrijk zijn en dat u het nog beter wilt doen. Kies doelen en volg de KPI's voor een effectief programma. Hier zijn enkele voorbeelden om het succes te meten.

U kunt feedback verzamelen over elke onderdeel van de werknemerservaring, bijvoorbeeld:

Voor een holistisch beeld van de werknemerservaring kunt u hun feedback via verschillende kanalen en in verschillende gegevensformaten verzamelen:

Lees de reviews op vacaturesites zoals Glassdoor en Indeed. En houd mediaplatforms als X en LinkedIn in de gaten voor feedback van werknemers en sollicitanten. Houd ook rekening met industriespecifieke sites. Schiet niet de verdediging in, maar luister naar de feedback en breng verbeteringen aan.

De levenscyclus van medewerkers bestaat uit elke interactie van een medewerker met uw organisatie. Dit geldt ook voor potentiële en voormalige werknemers.

Verzamel feedback tijdens de gehele levenscyclus van een werknemer, vanaf de werving tot de offboarding. Met de inzichten die u verzamelt kun u uw werkplek aanpassen en een bedrijfscultuur creëren die toptalent aantrekt en vasthoudt.

Ken de meningen van kandidaten om uw imago als werkgever te verbeteren en het wervingsproces aan te scherpen. Verstuur een enquête over de ervaring van kandidaten naar alle gesprekskandidaten, ook naar diegenen die de baan niet hebben gekregen. Zo verzamelt u informatie over het sollicitatieproces.

Onboard nieuwe werknemers snel en geef ze alle belangrijke informatie over het beleid, de organisatie en hun rol. Zo verbetert u de onboarding met feedback van werknemers:

Stroomlijn het proces voor de onboarding.Hoe sneller u medewerkers onboardt, hoe sneller ze productief worden. Gebruik een enquête voor de onboarding van nieuwe medewerkers om na te gaan welke onderdelen van de onboarding verbeterd kunnen worden. Stel vragen als:

Verbeter uw trainingsmaterialen.Of uw onboarding en training nu op locatie of op afstand plaatsvindt, ga na of uw presentaties en activiteiten interessant en informatief zijn. Stuur deelnemers een trainingsquiz voor nieuwe werknemers om te zien hoe goed ze de informatie tijdens de onboarding hebben onthouden en begrepen. Stel vragen als:

Bereid uw nieuwe medewerkers optimaal voor op succes.De onboarding eindigt niet na de eerste paar weken. Vraag medewerkers regelmatig om feedback. 

Verstuur een enquête over de onboarding na 30 dagen om vast te stellen hoe effectief de initiële onboarding was. Stel vragen als:

Verstuur dan een enquête over de onboarding na 60 dagen om uw nieuwe medewerker opnieuw om feedback te vragen. Nieuwe werknemers voelen zich gesteund en tegelijkertijd krijgt u informatie over de effectiviteit van uw onboarding. Stel vragen als:

Verzend tot slot een enquête over de onboarding na 90 dagen voor de definitieve feedback van werknemers over de algehele onboarding. Via deze enquête kunt u nagaan in hoeverre nieuwe medewerkers zich op hun plek voelen en of ze vinden dat ze genoeg mogelijkheden hebben. Ook kunt u een gesprek beginnen over groeikansen. Stel vragen als:

Biedt u genoeg groeikansen? Loopbaanontwikkeling is de op een na belangrijkste overwegingsfactor voor kandidaten (44%). We laten zien hoe u er met medewerkersfeedback voor kunt zorgen dat er groeikansen zijn.

Ontwikkel een robuust programma voor training en ontwikkeling.Professionele groei is belangrijk voor medewerkers. U moet dus relevante activiteiten en content aanbieden. Gebruik een enquête over professionele ontwikkeling die vragen bevat zoals:

Vraag of medewerkers tevreden zijn over de ontwikkeling van hun loopbaan.U wilt er zeker van zijn dat medewerkers het gevoel hebben door te kunnen groeien bij uw bedrijf. U kunt ze een enquête over loopbaanontwikkeling sturen, waarin ze hun tevredenheid beoordelen.

Geef prioriteit aan zelfbeoordelingen en gesprekken over groei.U kunt enquêtes ook gebruiken om regelmatige gesprekken over loopbaangroei en prestaties te structureren. Deze enquête voor beoordeling van medewerkers is bijvoorbeeld een zelfbeoordeling met een focus op groei, impact en doelen. Stuurt u deze enquête naar werknemers, dan kunnen zij met hun feedback een belangrijk gesprek met hun managers sturen. Vragen in deze enquête zijn onder meer:

Na investeringen in werving en ontwikkeling moet u ervoor zorgen dat uw werknemers betrokken en tevreden blijven door hun voldoening en tevredenheid te peilen.

Stimuleer de betrokkenheid van werknemers.Hoe gemotiveerd en betrokken zijn uw werknemers? Gebruik een enquête over de betrokkenheid op het werk om het moreel van werknemers te meten. Verstuur deze enquête regelmatig om gerichte verbeteringen aan te brengen in de werknemerservaring en om de betrokkenheid met het verloop van tijd te volgen. In deze enquête reageren werknemers op uitspraken als:

Voorkom burn-out bij uw medewerkers.In de afgelopen jaren is burn-out echt een probleem geworden voor veel medewerkers. Vraag werknemers hoe ze zich voelen. Zie dan wat u kunt doen om wat stress weg te nemen. Verstuur een enquête over de balans tussen werk en privé met vragen zoals:

Bevorder een werkcultuur die inclusief is.De beste manier om diverse en getalenteerde medewerkers te vinden, is door een werkplek op te bouwen waarin saamhorigheid en inclusie voorop staan. Maar een divers personeelsbestand is nog maar het begin. Uit onderzoek is gebleken dat 60% van de medewerkers (mogelijk) getuige is geweest micro-agressie op de werkplek. 

Uw bedrijf moet werknemers regelmatig vragen of ze zich ondersteund voelen. Door werknemers een enquête over saamhorigheid en inclusie te sturen, zet u de eerste stap om ongelijkheid op het werk te herkennen en op te lossen. Stel vragen als:

Bied een concurrerend salaris en goede arbeidsvoorwaarden aan.Het beloningspakket is een belangrijke factor om talent te behouden op een arbeidsmarkt die zeer concurrerend is. In een recent onderzoek van SurveyMonkey gaf 54% van de HR-medewerkers aan dat bedrijven moeten investeren in het salaris en de arbeidsvoorwaarden van werknemers. Gebruik een enquête over het salaris en de arbeidsvoorwaarden voor antwoorden op vragen als:

Het vertrek van een medewerker kan net zo belangrijk zijn als het in dienst nemen van een nieuwe medewerker. Als iemand uw bedrijf verlaat, moet u weten waarom. Op basis van exit-enquêtes kunt u een betere bedrijfscultuur opbouwen, zodat huidige en toekomstige werknemers langer blijven en zich meer betrokken voelen. Gebruik een enquête voor een exitgesprek met vragen als:

Hoe waarschijnlijk is het dat u uw organisatie zou aanbevelen als een geweldige plek om te werken? Het antwoord op deze vraag is inmiddels de norm geworden voor het meten van de loyaliteit van werknemers. De eNPS, of de Net Promoter Score van werknemers, is een snelle manier om de betrokkenheid van werknemers te meten. U weet dan hoe betrokken ze bij uw organisatie zijn. We zetten een paar tips en best practices op een rijtje voor het verzamelen van werknemersfeedback via een eNPS-enquête.

Uit ons onderzoek is gebleken dat bijna de helft (48%) van de HR-medewerkers vindt dat DGI veel impact heeft gehad op het vinden van de beste kandidaten. Dat percentage is zelfs hoger bij bedrijven waar HR een sturende rol speelt (55%). Als u wilt meten hoe inclusief uw werkplek is, stuur dan DGI-enquêtes naar uw werknemers. Aan de feedback van werknemers kunt u aflezen wat u goed doet en op welke gebieden u zich kunt verbeteren.

Wanneer werknemers betrokken zijn bij hun werk, zijn ze ook gemotiveerder en tevredener. Betrokken medewerkers voor wie de doelen van uw organisatie relevant zijn, presteren beter, helpen bij het aantrekken van ander talent en blijven langer. Gebruik deze enquêtes om de verschillende facetten van werknemersbetrokkenheid te meten:

Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn in de afgelopen paar jaar nog belangrijker geworden. Volgens een rapport van Forbes denkt 40% van de werkgevers dat personeel vertrekt om werk te zoeken met betere arbeidsvoorwaarden. En een op de tien werknemers zegt liever een lager salaris te krijgen als de arbeidsvoorwaarden beter zijn. Hoe tevreden zijn de werknemers met de arbeidsvoorwaarden van uw bedrijf? Met deze enquêtes vindt u het antwoord op deze vraag.

Soms moet u werknemers langere enquêtes sturen, vooral als uw organisatie maar een of twee keer per jaar formele beoordelingen of assessments houdt. Maar steeds meer bedrijven zetten een poolshoogte-enquête uit om snel feedback van werknemers te krijgen en de stemming te volgen buiten de vaste feedbackmomenten om.

Verstuurt u een enquête, dan vraagt u werknemers om hun alledaagse taken even te laten liggen om tijd te steken in doordachte feedback. Hier zijn enkele best practices waarmee u de kans vergroot dat mensen uw enquêtes invullen en nauwkeurige reacties geven.

Veel van deze feedbackenquêtes voor werknemers stellen vragen over gevoelige onderwerpen. Medewerkers en sollicitanten geven misschien geen eerlijke feedback als ze bang zijn dat het hun carrière of kans om aangenomen te worden, kan schaden.

Stel uw werknemers gerust door ze te laten weten dat hun reacties anoniem zijn en alleen in combinatie met die van anderen worden gebruikt. U kunt anonieme werknemersenquêtes versturen door in de instellingen van uw enquête anonieme reacties in te schakelen.

Werknemersfeedback kan verouderd raken. Verzamel deze dus regelmatig om nieuwe stemmingen een stap voor te blijven.

OK, u hebt inmiddels feedback van uw werknemers. Nu gaat u op zoek naar overkoepelende thema's in de informatie. Zo krijgt u een beter beeld van de stand van zaken voordat u knopen doorhakt.

Bij de analyse van enquêtegegevens richt u zich op de onbewerkte statistieken en percentages voor gesloten vragen. Gebruik grafieken om trends af te beelden, zoals werktevredenheid.

Na het analyseren van de feedback, gaat u tot actie over.

Een belangrijk onderdeel van uw actieplan is het terugkoppelen van conclusies naar werknemers. Laat zien wat u met hun feedback doet. Zo zien werknemers dat u hun bijdragen op prijs stelt. En dat u de tijd waardeert die ze nemen om doordachte feedback te geven.

In uw actieplan zou u de genoemde feedback moeten vermelden, wie verantwoordelijk is en wat de volgende stappen zijn. Zelfs als de veranderingen niet meteen worden doorgevoerd, is het wel belangrijk om erover te communiceren.

Stel een duidelijk proces op voor respectvolle prestatiebeoordelingen. Geef managers een kader voor effectieve feedbacksessies. Lees verder voor voorbeelden.

Werknemersfeedback is niet eenmalig. Regelmatige input bevordert de betrokkenheid, groei en het succes van uw bedrijf.

Houd alle betrokken partijen op de hoogte door de feedbacklus te sluiten.

Organiseer zelfbeoordelingen waarin werknemers kunnen reflecteren op hun impact en groei.

Kies voor periodieke beoordelingstermijnen en breng op basis van feedback eventuele aanpassingen aan.

Verstuur na belangrijke wijzigingen een poolshoogte-enquête om problemen in een vroeg stadium aan te kunnen pakken.

Neem programmadoelen opnieuw onder de loep en verander deze bij nieuwe prioriteiten.

Beoordeel uw feedbackprogramma regelmatig en verfijn het.

Bent u klaar om te groeien? Begin te luisteren naar uw medewerkers

Klaar om aan de slag te gaan?

Net Promoter Score en NPS zijn gedeponeerde handelsmerken van Bain & Company, Inc., Fred Reichheld en Satmetrix Systems, Inc.